在企业人才跨区域以及劳动力临时雇佣、流转加速的背景下，纸质劳动合同签署效率低、成本高，大大降低了HR的工作效率；同时纸质劳动合同还存在代签、冒签、合同易丢失、损毁等隐患，给企业带来了各种经营风险。
随着无纸化办公的兴起，电子合同逐渐成为HR打破窘境，高效签署劳动合同的神器。
提高合同签署效率，降低成本
随着公司业务加速扩张，总部与异地分公司用人需求上升，HR肩负招聘指标的同时还需要处理大量的劳动合同。一般情况下，HR会将新入职员工的劳动合同统一盖章后，寄送到分公司让员工签署，然后寄回总部进行存档。通过“纸质合同+邮寄”的方式，对于HR而言，签署周期长，快递成本高，容易漏签，并且合同在邮寄过程中也易出现丢失、损坏等突发状况。对于新员工而言，合同迟迟未签容易造成心理上的担忧，不利于其安心开展工作。
采用电子合同，HR可在线与异地员工高效签署劳动合同，以往需要逐一打印、盖章，经历至少3-4天快递流转的纸质劳动合同，通过电子合同仅需1分钟就可以完成签署。
其次，电子合同签署完成后，HR可随手就对合同进行分类，相对于纸质合同手工分类归档而言，电子合同线上储存及管理的便捷性，帮助HR优化了合同管理的繁琐流程。
最后，电子合同采用可靠的电子签名技术，确保合同在传输过程中不被篡改，完整有效，为企业节省大量快递、打印、人工成本的同时，HR再也不用时时刻刻盯着物流信息，担心合同在快递过程中丢失、损坏等突发状况的发生。
杜绝身份被冒用，降低风险隐患
对于企业而言，签署纸质版异地劳动合同还存在一个很大的弊端——无法核验签约者的真实身份，合同易被代签、冒签。在现实生活中，劳动者以非本人签字为由随时离岗或向企业要求未签订书面劳动合同双倍工资的事情并不少见。一旦员工没有与企业真正签订劳动合同，不仅对企业会造成经营风险，企业还会因为违反劳动法规定而陷入劳动纠纷，造成企业形象受损。
因此，确保签约者为员工本人对于降低合同纠纷，保障双方权益来说至关重要。电子合同采用严格的实名认证技术，员工需经过实名认证后才可查看并签署劳动合同，确保其真实行为和真实意愿表达，杜绝合同被人代签、冒签的风险隐患。
除此之外，电子劳动合同签署完后还可在线随时查找、查阅及下载，以往HR为了找一份合同而四处翻箱倒柜的现象将不复存在。
除了劳动合同签署，电子合同还可以应用到HR的哪些工作场景中？
电子合同的应用场景并不限于员工劳动合同签署，实际上，劳务派遣公司、用人企业、人力资源服务平台都可采用电子合同，将线下耗时费力的多层审批环节转移到线上操作，实现在线进行各类合同协议签署和人事证明开具。如新员工入职手续、费用报销、调薪协议、保密协议、在职证明、离职证明、收入证明、完税证明等这些纸质资料都可以实现电子化管理。
人力资源管理用电子签名的好处主要体现在风险控制与效率控制两方面：
1、提升风险防范能力
现状：企业希望人事录用或任免权集中到总部，但随着企业规模化发展，员工新签、续签、升迁、调任等带来的各类劳动合同、任命书等人事文件签署需求逐渐增多，总部人事部门合同签署与管理、进度跟进难上加难。
解决措施：使用电子签名签署电子劳动合同。使用电子签名的电子劳动合同具有签署身份可识别、合同内容不可篡改等特性。解决纸质劳动合同签署易丢失、易篡改、过程不可追溯等不足。
2、提升入职效率、解放人力
现状：人事HR以及岗位对应的部门领导面试后，进入签署劳动合同环节，纸质合同需要一对一的面签，签署内容需要逐条确认与解读，因而人事录用效率和人事合同管理效率低。
解决措施：确认面试通过后，HR可通过系统发送电子版的劳动合同以及岗位说明等，新员工可通过手机等移动端口快速签署、自助入职。签署完成后的电子劳动合同自动归档，提升合同管理效力与电子化管理水平。
此外，除了劳动合同，电子签名还可以被用于员工在职或离职环节的多个应用场景，形成员工人事全生命周期在线化管理：
1、签署步骤的减少。传统合同鉴定时，要经过起草、打印、签署、寄送、签订、寄回、存档这几个步骤，从起草到存档整个过程，会耗费大量的时间和人力，也会造成资源浪费。而相比之下的电子合同，只需要经过用户的实名认证、在线签署、发送合同、对方签署、合同存档的过程。此过程都是在网络上进行的，电子合同的生效以电子签名的形式代替，省去了打印邮寄等一系列琐碎的流程，节省了时间，使合同的签订变得快捷有效。
2、签署环境更加广泛。传统合同的签订，必须在指定空间内，签署对象双方必须面对面的进行合同的商议与签署，这样就会存在很大时间和空间的限制。而电子合同的签署存在于云服务的网络下，双方当事人打破了空间的限制，在网络世界里没有中心、距离、国界。这样交易的主体就可以扩大到世界任何的法人或自然人或者组织。
3、合同形式更加灵活。传统合同是用纸张的形式打印出来和经过亲笔签名的形式；而电子合同则是利用电子文档和电子签名的形式，更加利于储存和备份。
4、保管方式更加便捷：传统合同的保管是利用专门的合同柜，储存在档案室里；而电子合同则是存储在第三方云存储平台，更加利于保管，节省空间，具有私密性，也方便双方当事人随时随地的查看。
针对人力部门灵活运行的特点，使用电子合同能够大大提高工作效率，减少时间冗余。