如何做好差旅费用管理？

Question

如何做好差旅费用管理？

Answer 1

1、差旅管理办法之一：精简化
审批精简化，减少人工成本、提高效率，我们经常可以看到的是员工出差有时候会被某个审批环节卡很久，员工负面情绪多不说，有时候甚至造成客户签单失败等情况存在。卡的很久的原因有很多，一般而言，要么是该审批环节不想签，要么是没时间。比如该审批环节近期事务繁忙，没有时间理会，或者文件太多，直接丢失了，这都有可能发生。那遇到这种情况，该怎么办?
首先我们要优化流程，对于经常卡报销的环节要做好问询制度，知晓原因，审批环节应该按照该项报销费用的实际责任主体指定；同时，对于小额报销，尽可能精简审批环节。
其次我们应该善用工具，作为财务管理人员，应该关注智能办公领域的一些新型软件。
2、差旅管理办法之二：人性化
审批在保证合规的同时尽可能人性化处理
举个例子，有时候，员工会和领导一同出差，那住宿以及餐饮标准肯定是按照领导的来，考虑到两者间需要密切沟通与协作，不可能让领导住一个地方，基层员工住一个地方。这时候自然而然员工的相关费用就会超标；那该如何解决这部分员工的问题呢，让员工说明情况以及提供佐证材料以证明该项费用合规即可，无需卡的太紧，当然这有赖于差旅报销制度的顶层设计。
3、差旅管理办法之三：经济化
通过集中采购管理来降低支出，我们都知道，差旅是周期性、批量化的行为，作为业务主导型的公司而言，差旅费用的占比非常巨大，这时候我们可以考虑一些集中采购类的平台通过规模化订购或者与对方形成合作以降低差旅成本。
那该如何选择集中采购平台呢？我们需要选择可以一站式采购各类差旅消费项目且相关消费项的平台，同时还必须要满足物美价廉的属性。
4、差旅管理办法之四：商务卡
商务卡，有的地方叫公司卡 (Corporate Card)专为公务使用而设计的信用卡，是由公司向银行提出申请，以提供员工出外洽公时刷卡花费之用。员工使用公司卡签帐后，账单由公司直接缴付，可节省传统员工报帐及请款之手续。而公司的会计部门可根据银行每月所整理出的消费清单对帐，省掉许多麻烦，或更进一步争取数量折扣。商务卡具有双币种、全球通用的调整。通过使用商务卡我们可以将消费的决定权交给员工，同时也能让相关费用透明化管理。
5、差旅管理办法之五：自动化+信息化
使用差旅报销系统来优化相关操作
如果申请差旅以及审批报销还停留在人工化、纸质化这么原始的阶段，说明公司的财务部门并没有好好的利用新时代带来的技术资源。手工有很多的弊端，比如操作慢、易犯错、低效率等。纸质化成本高、易磨损等。因此新形势下使用差旅管理报销系统成为了必然的选项。还是拿前面的全程费控作为例子，全程费控是以差旅报销和费用管控为核心建立的差旅管理报销系统，支持在线申请差旅、在线填写消费记录、在线报销等功能。同时还提供集中采购餐饮、酒店、会务等服务。可谓做到了差旅管理的一站式管控，系统整体操作也是偏精简化，易操作、可视化、高效率成为其最主要的特征。通过差旅报销系统，我们可以使得财务部工作效率大幅提升，使得员工的负面情绪减少，减少部门间的冲突。
通过以上五种方法，我们便可以建立一套相对比较科学合理的差旅报销体系，同时，借助于此，我们可以有效的提高差旅审批过程中的效率，提高员工的满意度，减少部门之间的冲突等，才能让财务真正发挥出他的价值。

Answer 2

真要说差旅管理的话，肯怕历史很悠久了，之所以现在很多公司开始注重这方面，也是最近几年来国内从这个领域切入做企业服务的公司越来越多，慢慢形成氛围了。差旅管理的产生背景：企业需要为了业务需要，而必须派出员工到外地办理相关事务，即因为公司的需要，而到公司所在地之外的地方，为公司利益而办理相关事务。在国内，由于C端市场资本火热。企业差旅按照划分这是to
B的市场，这一块直到最近两年，2015年之后才越来越被企业所重视。差旅成本作为企业除人力资源成本以外的第二大可控成本，如何提高管理效率，降低差旅成本，体现了企业的管理水平，因为这最直接的影响企业的盈利水平，甚至在某些企业，出差一度被员工当做可以获得额外收入的“肥差”。现在企业的信息化意识越来越强，达到一定规模的企业基本都有这样的需求：上一套管理软件，一方面把现在落在纸上的流程搬到线上，能在手机APP上申请和审核更好，提高流程效率；一方面，跟企业原有的财务系统/CRM系统无缝对接，解决信息孤岛问题；最后，把企业管理管理制度和流程结合起来，制度植入到流程中，解决费用合规问题，在对接差旅供应商，把这些都透明到线上，做到实时透明，减少行政和财务部门的工作负担。本回答被提问者采纳

Answer 3

公司在差旅管理的时候，应该要避免的问题有，首先要避免员工的灰色消费及出票价格不明确不透明，并且退改签要及时，最后最好还是有一个固定的合作商，帮你公司解决差旅上的各种问题。

如果出差量大的话最好还是找一个合适的差旅管理公司，可以为你提供机票、酒店、火车票、用车等一站式服务，无需员工个人垫资，企业集中支付按月结算，每月只需1张发票。为企业提供大客户协议价，帮助企业降低成本。