如何做好差旅管理？

Question

出差需求大的企业如何做好差旅管理？

Answer 1

1、差旅管理办法之一：流程精简化
审批精简化，减少人工成本、提高效率，我们经常可以看到的是员工出差有时候会被某个审批环节卡很久，员工负面情绪多不说，有时候甚至造成客户签单失败等情况存在。
所以我们要优化流程，对于经常卡报销的环节要做好问询制度，知晓原因，审批环节应该按照该项报销费用的实际责任主体指定；同时，对于小额报销，尽可能精简审批环节。
其次我们应该善用工具，作为差旅管理人员，应该关注智能办公领域的一些新型软件。
2、差旅管理办法之二：差旅制度标准化
审批等差旅流程在保证合规的同时尽可能标准化处理
举个例子，有时候，员工会和领导一同出差，那住宿以及餐饮标准肯定是按照领导的来，考虑到两者间需要密切沟通与协作，不可能让领导住一个地方，基层员工住一个地方。这时候自然而然员工的相关费用就会超标；那该如何解决这部分员工的问题呢，让员工说明情况以及提供佐证材料以证明该项费用合规即可，无需卡的太紧，这就是差旅报销制度的标准化的重要性。
3、差旅管理办法之三：自动化+信息化
使用差旅报销系统来优化相关操作
如果申请差旅以及审批报销还停留在人工化、纸质化这么原始的阶段，说明公司的财务部门并没有好好的利用新时代带来的技术资源。手工有很多的弊端，比如操作慢、易犯错、低效率等。纸质化成本高、易磨损等。因此新形势下使用差旅管理报销系统成为了必然的选项。还是拿前面的飞巴商旅作为例子，飞巴商旅是差旅管理报销系统，支持在线申请差旅、在线填写消费记录、在线报销等功能。同时还提供集中采购餐饮、酒店、会务等服务。可谓做到了差旅管理的一站式管控，系统整体操作也是偏精简化，易操作、可视化、高效率成为其最主要的特征。通过差旅报销系统，我们可以使得财务部工作效率大幅提升，使得员工的负面情绪减少，减少部门间的冲突。
通过以上的方法，我们便可以建立一套相对比较科学合理的差旅报销体系，同时，借助于此，我们可以有效的提高差旅审批过程中的效率，提高员工的满意度，减少部门之间的冲突等，才能让差旅人员真正发挥出他的价值。

Answer 2

一般很多企业的差旅管理总是让不少负责人焦头烂额，根本的原因还是因为无固定合作单位，员工个人垫资出行，后期报销繁琐，出票价格收费不透明，退改签需要自己处理或改期不及时等，从而导致差旅费用居高不下。
如果出差量大的话最好还是找一个合适的差旅管理公司，可以为你提供机票、酒店、火车票、用车等一站式服务，无需员工个人垫资，企业集中支付按月结算，每月只需1张发票。为企业提供大客户协议价，帮助企业降低成本。