1.上传下达
认真完成上级指示,传达给下级按时按质执行,在这里,秘书只是辅助的位置,在传达信息的过程中,切不可以为自己特殊的职业地位,摆领导架子;传达自己的工作给上级,以及员工之间的工作内容,总之协调好上级和下级,推进组织良好运行。
2.日常行程安排上要细致周到
例如:你要从其他秘书身上吸取好的东西,同时要观察她哪些地方做得并不是那么好,自己再思考如何才能做得更好,每天工作安排一定要与老板保持充份沟通,而且要每天要知他第二天的行程安排,会议组织,各部门协调等等都需要自己去摸索和思考。
3.不该听的不听
在领导身边工作,总能比别人早些听到“内幕”消息,或关于人事,或关于工作安排。有些是领导未来几天的安排,要赶紧记在心里、记在日程上;有些是敏感的人事问题,听到了就当自己聋了。
4.做好功课,提前一步
面对突发事件,沉着应对,临危不惧,把事情办好。而机敏应对能力的背后,是知识和经验的支撑,所以我们要提前做好功课。
5.学会接打电话
及时接听电话在电话响不超过三声的时候去接听,在电话接听后,应先向对方问好,然后表明自己的身份,仔细聆听对方的讲话,并及时作答,给对方以积极的反馈。为了避免记不住或是遗漏相关内容,应提前准备好纸笔,进行适当的记录,要记清楚打电话人的姓名、工作单位、打电话的时间、电话内容等,记录好了,最好向对方复述一遍,以免遗漏或记错。
6.做好吃苦受累的心理准备
秘书岗位特殊,任职标准高,需要很高的综合素质和综合能力,需要学习诸多知识,还要具备很强的综合能力,这是需要下大功夫学习积累的。因此,没有很好的心理准备是不成的。