档案在自己手中超过两年会变成“死档”。档案不能由个人保存，更不允许私自打开。如果学校将档案移交给个人，个人必须尽快将封存的档案移交给用人单位。拆开过的档案将失去真实性，不会被认可，因此，当档案在自己手上超过2年时，它就会变成“死档案”。
毕业生的择业期一般为两年，这个时间段内可以申请学校保管档案。但是，如果两年后仍未找到合适的工作并递交档案，学校会将档案和户口一起打回原籍，或者转到学生户口所在地的人才交流中心，或转到生源地所在的地级市的人事局或教育局接受。五年后未交档案保管费而被人才市场等机构封存的，也会被认为是“死档”。
档案是由文件在特定时间段内形成的记录，具有保存和参考价值。档案的定义取决于其特定的出发点和角度，可以分为法规型、辞书型、教科书型、专著型和论文型五种类型。
例如，在某些国家，文件一旦形成就被视为档案，包括其现行、半现行和非现行作用阶段；而在我国，文件向档案部门归档后才被视为档案，包括其半现行和非现行作用阶段；在英语国家，文件进入档案馆后才被视为档案，仅指其非现行作用阶段。