第1个回答 2007-10-24
文件管理程序
1目的
为了对与机场质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2范围
本程序适用于机场质量管理体系有关文件（含外来文件）的控制。
3职责
3.1 总裁负责批准发布质量手册、程序文件。
3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件。
3.3 各部门管理手册由部门经理审核，主管领导批准。
3.4 总裁办公室负责体系文件的归口管理。
3.5 总裁办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.6 各部门应指定人员负责其本部门相关文件的编制、执行和管理。
4工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1 按文件性质分类
a) 质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)；
b) 程序文件；
c) 部门管理手册;
d) 为确保其过程有效策划、运作和控制所需的其它文件，如作业指导书、操作规程、规范、制度等，以及图样和技术文件等；
e) 外来文件(包括法律法规、标准和用户提供的图样等)；
f) 记录(一种特殊类型的文件)。
4.1.2 按文件载体分类
a) 纸张性文件；
b) 非纸张性文件。
4.2 文件的编号
4.2.1 发文编号由发文机关代字、年份和序号组成。具体执行《内蒙古民航机场集团公司行政公文管理办法》。
4.2.2 记录的编号按《记录管理程序》执行。
4.2.3 机场原有文件及外来文件编号按原各自的编号。
4.3 文件的编写、审核和批准
4.3.1 质量手册由安全质量部编写，管理者代表审核，报总裁批准发布。
4.3.2 程序文件由安全质量部组织各相关部门编写，管理者代表审核，报总裁批准发布。
4.3.3 各部门管理手册、作业指导书和操作规范由相关部门编写，部门经理审核，主管领导批准发布。
4.3.4 部门其它各类管理制度、规定和办法的制定，由部门负责人审核，主管领导批准发布。
4.3.5 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.4 文件的发放
4.4.1本机场的文件分为：公司内网电子文件和纸质文件。原则上本机场使用电子文件。
4.4.2电子版管理体系文件由总裁办公室控制修改、刷新，文件使用人员可通过局域网浏览文件，但不能更改。需要下载打印/复制文件时，其文件应作有效控制（按纸质文件加以控制）。
4.4.3 机场范围内发放的纸质质量管理体系受控文件，加盖“受控”印章，并进行发放登记，登记发放号。由发放部门负责对其进行跟踪，总裁办公室负责监督。机场对外提供的质量管理体系文件为非受控文件，不对其进行更改跟踪。
4.4.4质量管理体系文件的发放由管理者代表审批，总裁办公室负责发放。纸质文件的领用人应在《文件发放/收回登记表》上签名领取注明有发放号的文件。
4.4.5 当使用的文件严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原文件发放号，破损文件由发放部门收回。
4.4.6若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的发放号，并注明原文件发放号作废。
4.4.7 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。
4.5 文件的评审
4.5.1每年一季度由总裁办公室组织，使用部门参加，对现有体系文件的符合性、适用性、协调性和充分性进行评审，必要时进行修订。质量手册、程序文件的评审、修订由安全质量部组织。在标准发生变化或体系发生重大变化时可组织临时的评审。
4.5.2总裁办公室负责编制最新版状态的质量管理体系《受控文件清单》，以反映机场各部门使用最新版本状态的文件。
4.6 文件的更改
4.6.1 质量手册的更改由安全质量部负责。更改前应填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，由总裁批准后更改。
4.6.2 其他文件的更改应由原编写部门到总裁办公室填写《文件更改申请单》，经原审批部门/人批准后，由各相应部门指定人员将更改后的内容报安全质量部，再由总裁办公室具体实施更改和处理。
4.6.3 纸质文件更改可采取换页、换版的方式，电子档文件直接更改。
4.6.4 文件更改时，按规定保存《文件更改申请单》，需在《文件更改申请单》中注明更改的方式，收回换页、换版纸质作废文件。
4.6.5 非受控文件不受更改的控制。
4.7文件的保存、借阅、作废、销毁
4.7.1文件的保存、借阅
a) 质量管理体系文件（包括电子档、纸制）由总裁办公室备案保存；发放到各部门的纸制文件由各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。
b）质量管理体系文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。
c) 不得在受控文件上乱涂画改，确保文件清晰整洁，不准私自外借、外传、复印和复制。
d) 质量管理体系文件的借阅，应到各相应部门填写《文件借阅/归还记录》。
4.7.2 文件的作废与销毁
a) 所有失效或作废纸质文件由相关部门文件负责人及时从所有发放或使用场所撤出并收回，统一交档案室销毁。
b) 已作废确需留用的文件，应加盖“作废”印章并注明日期单独存放。
c) 对要销毁的作废文件，由相关部门文件负责人填写《文件销毁申请》，由总裁办公室批准、销毁。
4.8 外来文件控制
4.8.1 外来文件由总裁办公室统一管理。总裁办公室收到外来文件，提出拟办意见，经过主管领导审阅后，批注应发放的相关部门，再由总裁办公室进行发放，并作好发放记录。承办部门收到文件，应补充、更新本部门受控文件清单，管理人员归档，并将更新情况报总裁办公室。承办部门如因各岗位的需要，需自行复印时，应由各单位文件管理人员记录复印份数，并在复制件上标注发放号，制作发放记录进行发放，使用人签字，确保其可追溯性。
4.8.2相关部门收到外来文件后，包括通过各种渠道（学习、会议、购买）得到的与机场有关的法律和行业标准，应对照质量体系文件识别其适用性，填制“外来文件识别记录”， 提出部门意见，连同文件一起报总裁办公室，总裁办公室控制其发放，以确保其有效。如涉及体系文件修改的，按4.6执行。
4.9 文件的管理
4.9.1 质量管理体系文件分两级管理：
a) 总裁办公室是机场质量管理体系文件的统一管理单位，对质量管理体系文件的动态管理和符合性管理进行检查、监督。
b) 各单位负责本单位文件（包括质量目标、涉及本单位的程序文件、岗位职责、作业指导书、操作规程、规范制度、质量记录）的日常管理，对其工作手册内容的符合性、有效性与可操作性负责，及时按照质量管理体系文件的修订要求和程序进行修订。外来文件接收单位应密切注意该文件的修订情况，及时更新。执行本程序文件4.8.2。
c) 各单位应设立专人负责质量管理体系文件的日常管理，编制《部门受控文件清单》。
4.9.2 本机场全体员工对机场质量管理体系相关文件有保密的义务。
4.9.3 本机场存于电脑中的重要文件和图样必须打印，签署齐全方才有效。
4.10 记录按《记录管理程序》执行 。
4.11非纸张性文件的控制
4.11.1 分类
a)电子文件（即文件贮存在磁盘或光盘上的文件）；
b)胶片文件；
c)音像文件（贮存在录音、录像带或胶卷上的声音或图像信息文件）。
4.11.2签署
a) 非纸张性文件一般应复制成纸张性文件后，进行手签；
b) 不能制成纸张性文件的，在文件审查完成后，由审查人员在纸张性的审批结论上签署；
c) 在光（软）盘上签署。
4.11.3 贮存
a)电子文件应有A、B盘。其中A盘(原盘)存于总裁办公室，B盘提供使用；
b)非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压和防消磁等；
c)胶片文件可复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件。
5相关文件
5.1《记录管理程序》
5.2《受控文件清单》
6记录与表格
6.1《文件发放/收回登记表》
6.2《文件更改申请单》
6.3《文件借阅/归还记录》
6.4《文件销毁申请》
6.5 《外来文件识别记录表》