企业应该怎样规范和加强企业发票管理？

Question

如题所述

Answer 1

1、规范财务部内部工作
财务部需要明确发票开具由谁负责？空白发票由谁保管？各部门提交的发票由谁进行收集和审核？将发票开具和、保管、收集、审核的具体工作内容和标准加入相关岗位职责中，这样可以使各岗位的财务人员清楚自己在发票管理过程中所需要承担的责任，便于日常工作的开展。
在设立的工作标准中明确开具发票需要注意的事项，例如每类业务对应能够开具的发票项目、备注栏信息标注的格式标准、相关部门提交开票申请审批通过后开具发票所需的时间等。同时按照标准以及岗位职责设定绩效指标，对工作成果进行评价，加强岗位工作责任感以及提升工作能力。
建立发票使用和管理以及印章管理相关制度，在其中明确开票申请所需要提交的资料、空白发票的管理办法、发票专用章的管理办法等，一方面能够为相关财务人员的工作进行指导，强化财务内部对于发票以及印章管理工作的重视，另一方面为其他部门进行发票申请提供指引和帮助。
在进行报销单据的审核中，对于大额发票、可疑发票等，登录相关地区税务局网站进行查验，确保发票的真实性。目前部分企业开始大量使用电子发票，需要进行备份保存，同时采取一定的方法确保不会出现同一张电子发票重复提交、重复报销的情况。
对于纳税申报工作，需要严格按照税务相关规章制度进行，避免企业内外两套账，按月将增值税纳税申报表数据与财务账面数据进行核对，无票收入也要如实申报增值税，梳理企业的业务链条、在税务许可范围内寻找税收筹划空间，不考虑采用买票、滥用暂估入账等方式降低缴税金额。
2、通过强化发票管理概念
当企业下属存在多家分、子公司时，可以将每家公司的开票信息整理在同一文档中，并使用邮件、共享文件等方式在公司内部进行公布，方便其他部门在开票时使用。
结合发票管理制度设置开票申请流程，明确申请开票时需要提交的信息，例如合同文件、结算单等，或者利用审批系统来关联已通过审批的合同流程，限制不同业务类型能够选择的开票项目，利用信息化辅助来提升财务人员核对检查的效率，确保发票使用和开具的规范管理。
在费用报销制度中明确报销流程，详细说明各类费用报销需要提交的原始凭证类型，例如差旅费报销需要提交经过审批的出差申请、能够显示个人名称的机票或高铁票等，便于财务部门在审批时进行检查。同时在制度中需要明确提交违规发票后的惩罚措施，引起各部门对于发票管理的重视。
将财务部门纳入合同审批流程中，从合同源头阶段来对发票项目、开票信息、开票时间等信息进行审核和控制，避免后续因为合同条款问题引发发票相关风险。