文件控制程序
1 目的
对质量管理体系文件进行控制，确保各岗位使用有效文件。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准质量手册、岗位说明书、管理制度、操作规程等文件。
3.2 管理者代表负责审核质量手册、岗位说明书、管理制度、操作规程等文件。
3.3 各部门负责相关文件的使用和保管。
3.4 办公室负责收集、发放和控制质量管理体系文件，回收、销毁作废文件。
4 程序
4.1质量体系文件分类
文件分三个层次：
4.1.1第一层次文件：质量手册
4.1.2第二层次文件：操作规程、检验规程、岗位说明书、管理制度、外来文件等。
4.1.3第三层次文件：表单，表单是一种特殊类型的文件，按<质量记录控制程序>执行。
4.1.4其他质量体系文件：是针对特定产品或合同而编制的质量计划。
4.2 文件的编号
<质量手册>编号：
MN/QM-2002：本公司代号/质量手册代号-发布年份
<操作规程>编号：
MN/CZGC-2002：本公司代号/操作规程代号-发布年份
<检验规程>编号：
MN/JYGC-2002：本公司代号/操作规程代号-发布年份
<管理制度>编号：
MN/GLZD-2002：本公司代号/管理制度代号-发布年份
<岗位说明书>编号：
MN/GWSM-2002：本公司代号/岗位说明书代号-发布年份
<质量记录>：
QR-XX：质量记录代号-流水号
4.3 文件的编写、审核、批准
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的，文件的审批规定见图表2：
图表2：
文件种类 组织编制 审 核 批 准 发 放 控 制
质量手册 办公室 管理者代表 总经理 办公室 办公室
岗位说明书 办公室 管理者代表 总经理 办公室 办公室
操作规程、检验规程 使用部门 管理者代表 总经理 办公室 办公室
管理制度 办公室 管理者代表 总经理 办公室 办公室
4.4文件标识、文件发放与回收
办公室对文件的更改和现行修订状态进行标识；文件应保持清晰，文件上需注明文件编号、版本、发布日期，以方便使用和识别；
文件分为“受控”和“非受控”两大类, 在文件封面上注明，表明受控状态；
办公室编制<受控文件有效版本清单>，追踪文件最新版本，确保使用有效版本；
办公室编制<受控文件发放范围清单>，总经理审批。根据发放范围，办公室将文件发放到需使用的部门，注明发放号码，领用人在<文件发放、回收登记表>上签字，收回文件时也需签字。
4.5文件的更改
随着质量管理体系的变化，办公室至少每年一次对文件进行评审和修订，确保文件的有效性、充分性和适宜性；
质量手册由管理者代表组织更改，填写《文件更改审批单》,总经理批准后更改；
其他文件的更改由相关部门填写《文件更改审批单》,经原审批部门审批;
发现文件有不适用处或错误之处，应即时报告办公室对文件进行更改；
更改前的原文件由办公室收回,再发放更改后的新文件。
更改方式：
划改:注明划改内容和日期，审批人签名。
换页：在更改后的文件上注明修改次数。
4．6文件版本控制
文件版本标识：第一版文件标识A版，第二版标识B版，第三版标识C版，以此类推。。。
质量手册换版：当《质量手册》修改超过10次，需进行换版；或公司组织机构或质量体系有重大变动时，由总经理决定换版。
其它文件换版：文件更改3次后，需进行换版。
4.7 文件的保存、作废和销毁
4.7.1使用部门保管好文件，不允许在文件上乱涂乱画，不允许未经批准就擅自修改文件内容，应确保文件不受损坏或丢失。
4.7.2文件的作废和销毁由办公室提出，总经理批准后，在原文件上加盖“作废”章，由办公室销毁。如需保留作废文件，要加盖“作废存档”章，防止误用。
4.8 外来文件的控制
办公室收集制笔行业相关的国家标准或行业标准、有关法律法规的最新版本，识别其适用性, 并登记、存档和发放。
4.9 电子文件控制
办公室负责电子文件管理；所有文件应存盘，并在软盘上标识文件名称、版本、保存日期；应确保软盘文件的版本及文件更改情况与纸张打印的文件完全一致。
4.10 每年底由管理者代表组织各部门人员对文件进行评审,有不适之处予以修改,执行4.5条款规定。
5 相关文件
《质量记录控制程序》
6 质量记录
<受控文件发放范围清单>
<文件发放、回收记录表>
<受控文件有效版本清单>
<文件更改审批单>
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