会议布置问题要因地制宜，根据现场情况进行综合的考虑，而有经验的会议组织者都会将会议布置需要注意的因素详细列出，做得有针对的解决问题，从而起到事半功倍的效果。开会之前先要对整个会议的详细信息进行了解，比如会议性质，参会人数等，然后再更加了解的信息选择最合适的布置方案。正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席以及铭牌。对于主席台位置，会议服务人员应该提前把会议资料袋摆放在主席台上。投影机、音响等现代会议设备为会议带来了极大的便利，因此逐渐成为了会场中必备的存在。会场环境调整，会场内有很多因素会对环境产生影响，如温度、灯光这些，都要按照现实情况进行调整，以让参会人员处于一个舒适的会场环境。
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。 座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。
除了座位的安排之外，在布置场地时，你仍须注意以下几项：应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最 好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区及非吸烟区。
如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注 意的是：幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而且它们应准备就绪以便随时启用。除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。 不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。
一般大型会议会场布置要注意：主题明显突出：方式主题条幅，投影内容，会议背景架。整洁有序：提前一周写方案流程，提前三天确定主要来宾人数名单，提前一天布置好会场里的背景，音响投影，桌椅，桌布，准备桌签（多准备桌签及打桌签的纸，怕万一人员变动）。以人为本，会场内可以多放一些绿色植物或者会议桌上摆放一些桌花，缓和会议气氛；会场内灯光明亮柔和；会场内每个人桌上准备一瓶矿泉水，一个杯子，会议时间如果长的话，可以设一个专门负责倒茶水的工作人员！设置会议签到，会议导示牌，迎宾工作人员，让来宾少走弯路，提前告知洗手间的方位，最好有导示牌。
