一、财务处办事机构及其职责
根据《中华人民共和国会计法》的要求和学校财务管理的需要，目前,学校财务处机构设置如下：
（-）直属机构（主校区）：
1、财务处办公室：全面领导学校财务工作。负责国家各项财经政策的贯彻执行，制定和执行学校各种财经规章制度，管理和培训全校财务人员。维护全校电算化系统，编制全校月、季、年度决算会计报表。
2、管理科（财务一科）：负责全校年度财务预算的编制和下达，各项收入的归集和分配，固定资产的登记与核对，会计档案的装订和管理、各类票据管理，各类奖酬金的发放，指导二级核算单位业务等。
3、核算科（财务二科）：负责全校年度支出预算的执行，校部经费和机关部处运行费的核算、货币资金的管理和核算，外汇管理和核算，职工工资、离退休生活费、各项专用基金的管理和核算等。
4、资金结算中心：负责校内单位的帐户管理和资金结算，发放职工工资。研究生生活费，代扣代缴各种款项。
（二）校区机构：同济医学院财务部，东湖校区财会室。负责本校区财务管理和核算。
（三）二级财务机构：产业集团公司财务部、后勤集团财务部、基建与后勤管理处计划财务科，实验室与设备管理处、校医院、附中、附小均设置专职财务人员。负责本二级核算单位财务管理和核算。
（四）挂靠机构：
1、房改资金管理中心：负责房改资金，住房基金、住房公积金、住房货币化补贴的核算和管理。
2、财务代理中心：代理主校区各院（系）、所各项经费收支核算和管理。按院（系）地理分布，分片设7个核算点，具体如下：
东三片 核算院系：机械学院、材料学院、交通学院、学报编辑部。办公地点：东三楼三楼。
东七片 核算院系：经济学院、人文学院、法学院、社会学系、公共管理学院、 新闻学院、生命学院、教育科学研究院、体育课部。办公地点：东七楼四楼。
南一片 核算院系：电信系、控制系、计算机学院、信息学院、光电子系、激光研究院。办公地点：南一楼三楼。
科技楼片 核算院系：管理学院、理学院、外语系、数学系、物理系、图像所。办公地点：逸夫科技楼四楼。
西六片 核算院系：土木学院、建筑学院、水电系。办公地点：西六楼二楼。
西十二片 核算院系：动力系、电力系、化学系、电子系、环境学院。办公地点：动力楼一楼。
韵苑片 核算院系：韵苑管委会、网络学院。办公地点：韵苑办公楼一楼。
二、年度预算的分配与执行
根据《中华人民共和国预算法》和《高等学校财务制度》的要求，每年12月份，财务处召开学校预算工作会议，布置下年度预算工作。
由各基层预算单位根据本单位承担的任务，结合上年度的经费使用情况，对下年度收入、支出情况做全面的预测，根据轻重缓急提出合理安排意见。
财务处根据年度学校整体发展规模，结合各基层预算单位提供的资料，综合考虑全校收入、支出情况，做出全校年度预算，经校党委常委会讨论通过后执行。
为了增强经费使用的计划性，防止盲目性，财务二科按支出预算项目设立经费结算凭证本，按季平均数分季度下达经费。任何个人、任何单位均要凭经费结算凭证进行收、付结算，各项经费一律不准赤字使用。
各项目负责人应按：《华中科技大学各级行政负责人经济责任制》的有关要求，严格控制各项经费的使用权限和范围，要厉行节约，不得超计划、超范围使用。学校对各项目经费实行“超支不补，节余留用”的原则，凡当年节余经费，结转该项目下年度使用。
三、各项收入及其分配
根据《华中科技大学校内收费管理办法》规定：校内单位实施收费前，必先将其收费项目、范围、标准报学校收费管理小组，经审核同意后实施。由校内单位自行收取的各项收入，必须到财务一科领取统一收费票据，其收入及时上缴财务一科。
（一）、各类学生学费、住宿费等：由财务一科具体负责此项工作，其中各类短训班、在职研究生缴费到院（系）所在财务代理片办理。
学生工作处、研究生院、成教学院、网络学院及其他招生院系在每学年开学前，应提前向财务一科提供新生名册和老生异动情况。
院（系）在校内外开设新班，及时向财务处提供经审批的《办班协议》，详细说明拟招学生人数、专业、年级、每人应交学（培养费）费等。原则上一个班只能有一个统一的收费标准。属校内教工，请注明。
1、缴费：每学年开学时，财务处都将组织人力集中收取各类新、老学生学费、住宿费等各项费用，具体时间和地点，届时请注意财务处或院（系）通知。学生因种种原因超过规定的集中缴费时间，或未安排集中收费时间的，请到南三楼一楼财务一科办理。
缴纳学费时，新生持《录取通知书》和学生工作处发放的《新生办理入校手续通知书》；老生持《学生证》。缴纳其他费用时，持相关缴费通知办理。
新老学生可以用现金、银行卡，或通过银行汇款、转帐等方式缴纳包括学费、住宿费在内的各项费用。其规定如下：
现金：在收费地点直接排队缴费。
银行转帐支票：武汉市内学生如果通过银行转帐支票缴费，应在银行转帐支票的有效期（即开票次日起10日）内，到收费地点办理缴费事宜。
银行汇票：武汉市外的学生如果通过银行汇票缴费，应在银行汇票的有效期内，到财务一科办理缴费事宜。
银行汇兑：武汉市外的学生如果通过银行汇兑缴费，应在汇款银行办理电汇时，正确填写学校收款帐号，并在“汇款用途栏”中详细注明学生姓名、所在院（系）及汇款用途，同时要将银行汇款单的回单联复印一份，以备查询。汇款一星期后，可拨打电话（027-87543768）进行查询，如果确认汇款已达学校账户，请持汇款回单和有效证件到财务一科领取收据。
银行卡：在收费地点，财务处每年组织有关银行现场集中办理银行卡缴费事宜。学生到有关银行办理刷卡手续后，务必持刷卡单领取缴款收据。
各类学生办理银行汇款、汇票、转帐时，可向财务二科索要有关的银行账户。
2、退费：已入学的学生因种种原因要求退学、退费的，由退学者本人提出书面申请，或填写《华中科技大学研究生退学退款申请审批表》；经院（系）领导审批，并报学生工作处或研究生院或成教院或网络学院批准，持原缴款收据，到财务一科按学校有关规定办理。
3、欠费：各类在校学生均应在学校规定的时间内，足额、及时地缴交各项费用。部分学生因家庭困难，确实不能按时缴纳学费、住宿费的，要积极通过学生工作处下设的学生资助中心，向银行申请助学贷款。超过一个月未交，又未申请助学贷款者，我们将视为欠费，按学校有关规定处理。
4、收据查询：职工、学生缴纳任何费用，请注意索要收据并妥善保管，以便日后查询。但是，有些职工、学生由于保管不善等原因，经常要求财务处查询其缴款收据。由于财务处人员编制有限，及资料的保管年限、存放地点等原因，很难满足随时查询的需要，因此规定：查询时间集中在每周星期二、五下午；适当收取查询、重新出示收费证明费用，即查询3年以内的资料，每份收取查询费20元；查询超过3年的资料，每份收取查询费50元。
（二）科研收入：由财务一科负责科研收入的核算和管理。
为了让科研经费使用者尽快了解其经费到款情况，财务处在校园网上开辟网了查询业务，除国防军口项目经费外，所有的科研经费到款均可以直接上网查询。查询方法如下：进入华中科技大学主页中的“单位网页”，搜索“财务处”网页，点击“到款通知”。财务处对该查询系统每天更新一次。
科研经费经确认已经进入学校账户后，由院（系）科研秘书到科技处办理“国家科研项目经费通知单”，再到财务一科开具收据、办理结算分配，科研秘书将经费分配单及时送财务代理片办理经费上账事宜。
（三）各类学费收入结算分配：由财务一科具体负责此项工作。
根据《华中科技大学创收分配实施办法》规定的范围和比例，按实际收入数，分院（系）进行分配。各类收入分配后的酬金部分，按5%统一代扣个人所得税。
1、各类学费结算分配：
统招本科生学费 按学生人数和课时数列入预算。
成教、网络学院校内班学生学费 每年7月初、12月底分两次进行结算分配，院（系）办班成本、酬金部分归口成教院、网络学院进行二次分配，财务一科根据成教、网络学院分配单下拨各院（系）办班成本，将税后酬金直接上各院（系）的教学酬金卡。
校外教学站学生学费 采取“随时缴费，随时结算”的办法。院（系）在上缴学费收入时，按规定比例扣除教学酬金，余款及应缴所得税随收据上交学校。
委培、定向、自费研究生、MBA、MPA、网络研究生培养费，每年7月初、12月底进行结算分配。
本院（系）教师攻读所在院（系）硕（博）士学位，其所缴的培养费，学校将全额返还院（系）。
同等学历申请硕（博）士学位人员培养费 采取“随时缴费，随时结算”的办法，按规定比例及时进行结算。
校外办班，学校采取以下两种办法进行结算：
（1）如果协议书中注明培养费收据由学校提供， 院（系）可以选择下列两种计算公式中的一种计算应缴学校办学费用：学校办学费用=收据金额X23% 。 或者：学校办学费用=（收据金额—返还对方金额）X34%。
（2）如果学校只出具学校实收部分的收据,不出具返还对方部分的收据，按照下列公式计算应缴学校办学费用：学校提成金额=收据金额X29%。
返还联合办学单位的现金部分，学校按返还现金的5%代扣个人所得税，税款从发放院（系）的办班酬金中扣除.
2、科研经费的结算分配：在经费到达学校帐户时及时进行分配，分配后将返还项目经费转院（系）财务代理片记帐，科研酬金暂存，一般在每个学期末兑现，通常在6月底和12月底，兑现时，按规定的比例代扣个人所得税。
提取科研信息费，需填写《科技信息酬金申请表》，横向经费由院系科研负责人审批；纵向经费由科技处、国防研究院审批后，到财务各片办理。
四、各项费用报销规定
由财务二科和财务代理中心具体负责各项费用报销工作。
（一）、对收据、发票等报销凭据的要求：根据会计制度规定，报销各项费用必须提供真实、合法的原始凭证，发票必须同时具有税务专用章和开票单位的发票专用章或财务专用章或业务专用章,各单位内部使用的收据不能作为报销的依据。
报销凭据的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。
除定额发票之外，其他发票必须按规定填写，做到字迹清晰、书写规范，发票的金额不得涂改，大小写金额要相符，其他项目更改后必须加盖出具单位的公章。一次购买大批同类商品，在发票上不能逐一标明的，可由售货单位另付清单，并加盖公章，否则为无效发票。
报销凭据必须按<华中科技大学关于经费审批权限的暂行规定>履行完整的审批手续，一般报销凭据要有经办人签字和项目负责人审批，购买实物的报销凭据还必须有验收人或使用人或证明人签字。
财务人员对不真实、不合法的报销凭据有权拒绝;对记载不准确、不完整，审批手续不完整的报销凭据有权退回。
（二）、部分自制报销凭证的使用规定
1、《华中科技大学报账单》 报销不同的费用和单据较多的同类费用时填写，其审批手续可以在单张报销凭据上体现，也可以在《华中科技大学报账单》上体现。
2、《华中科技大学市内出勤报销单》报销市内交通费时填写。
3、《领据》 领取奖酬金、各种人员经费时填写。
4、《华中科技大学差旅费报销单》 报销国内长途差旅费时填写。
5、《华中科技大学请款单》 职工因公出差、办事需要借款时填写。
6、《华中科技大学固定资产验收凭证》 购买固定资产报销时，在验收登记部门填写。
7、《原始凭证分割单》 一项费用由校内几个单位负担时，由财务人员填制，并加盖财务部门公章。
（三）、特殊费用报销规定
1、报销招待费时，要注明来客单位，人数。
2、报销修缮费、零星基建费要同时出具工程决算单，50000元以上的项目要同时附有合同，其中使用学校统筹经费且结算金额在10000元以上（含10000元）的项目，要经审计处审计后才能报销。
3、报销1000元以上的加工费必须提供正式的加工清单，注明材料费、人工费等，超过20000元，还必须签定加工合同。
4、购置固定资产，需要办理固定资产验收登记手续。固定资产是指一般设备单位价值在500元以上（含500元，下同），专用设备单价在800元以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。有些单价在规定限额之下，但耐用时间在一年以上的大批同类物资也属于固定资产。购买家具，不论金额大小，都必须办理固定资产验收手续后才能报销。
在后勤部门领用的固定资产，也要办理验收登记入账手续。
单价虽未达到固定资产验收起点，但在200元以上的资产，要作为低值耐用品管理，验收手续同上。
报销单价在200元以上的计算机配件，不受起点的限制，一律要办理固定资产验收手续（维修、更换的配件除外，但要经过设备处认可），单价在200元以下的作材料处理。
5、学生生产实习费，按规定限额包干使用，由各院（系）按实习人数和实习计划到财务代理片请款，实习结束后凭学生签收清单及项目负责人的批示意见报销。
6、按财政部颁布的现金管理制度规定，单笔报销凭据金额在1000元以上的，要采用转账支票或汇款方式支付。
7、发票或收据遗失后，必须到出票单位复印原收据（发票）存根或记账联，并加盖出票单位的财务专用章或发票专用章，经审批后才能作为报销的依据。
遗失长途出差车、船、飞机票，需说明遗失的原因及票据内容、金额，经项目负责人审批后，持相关证明票据（如住宿费收据、会议报到通知、一同出差人员的票据等）到财务部门审批，经财务处负责人同意报销后，按最低廉的交通工具的最低价位报销。
8、当年取得的报销凭据（以报销凭据上的日期为准），原则上在当年报销，当年第四季度取得的报销凭据，可延长至第二年2月28日。
9、校科学基金（包括：校科学基金 、专利基金、理科基金、文科基金、校拨重点实验室基金，经费本编号“J”）必须做到专款专用，只能用于材料费、 试验费、 调研费、 资料费、 论文发表费等，不得报销校贴、酬金、招待费、 国内(际)会议费、 通讯费、通用设备费（计算机、打印机等）、 著作出版费等。
10、科研代购设备费（根据科研合同为委托方购买设备，设备所有权属委托方）只能用于购买科研设备以及采购过程中发生的必需费用， 报销时，需有委托方财务部门或设备验收部门的设备验收清单、发票的复印件。
11、领用材料费的结算，到财务部门领取转账支票和开户通知单，到后勤集团物资供应中心开设新户，物资中心的收据交回财务部门。凭前一次的领料清单结账续领。领用的固定资产要按规定办理登记入账手续。
12、全校职工工资、离退休职工生活费（含随工资发放的各项政策性补贴）在每月10日发放，在职职工津贴在每月24日前发放，
13、校内单位临时聘用人员，应到人事处办理审批手续，每月27日前持《华工人才交流中心社会劳动力工资表》（有用人单位和人才交流中心公章），到院（系）所在财务代理片或用人单位财务部门换取转帐支票（金额为：工资+工资*3%管理费）或《学校存款收付凭证》，到财务二科领取临时工资。
14、校内单位返聘退休人员，应到人事处办理审批手续，持《返聘人员登记统计表》，到院（系）所在财务代理片或用人单位财务部门换取转帐支票（金额为：工资+工资*5%管理费）或《学校存款收付凭证》，交财务二科，返聘人员工资每月随同离退休人员生活费发放。
15、从2002年起研究生生活费通过财务代理片发放，财务处为每位研究生办理了中国银行借记卡。每月10日前，院（系）持研究生生活费专项经费本和发放名册、软盘到财务代理片办理发放手续。每月15日后，研究生可持卡到中国银行取款。
16、研究生科研补贴以课题组为单位，按规定格式填写《研究生科研补贴领条》，一次发放人数超过10人的还需提供软盘，每月25日前持发放清册、软盘及经费结算单，到财务代理片办理有关手续，学生在25日以后持卡到中国银行取款。
17、科研、教学鉴定会领评审费，需先填制《鉴（预）定会专家咨询费审批表》，经批准后到所在财务代理片办理。并按规定比例代扣个人收入调节税。
18、职工探望配偶、父母返校后报销探亲路费，需填写《华中科技大学差旅费报销单》，经本人所在单位和人事处审批后，到财务二科按规定标准报销。
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