批注颜色可以在样式管理器中设置；批注内容只能复制粘贴到文档中。
按你的描述，通过修订修改更合适些。
对于 多人参与编辑报告，批注与修订是集思广益的绝佳方法
1、批注
批注是间接显示在文档中的信息，是对文章内容的建议与意见，内容可包括传统的建议，如内容、格式、等，可是是文字、声音。
含有批注的文档被打开以后，批注位置、批注人姓名和序号用黄颜色标出。将光标指向某个批注，如果它是文字批注，会立刻弹出浅黄色的文字框显示具体内容。如果光标指向的是声音批注，则文字框内只显示批注人的姓名。您可以用鼠标右击批注，选中快捷选单中的“编辑批注”打开窗口。然后双击批注窗口中的喇叭图标，电脑音箱即可将声音批注播放出来。
需要说明的是：文档中显示的批注者姓名和批注序号只显示不打印。无须保留的批注者姓名和序号，可以将其选中按Del键删除。另外，将光标放在编辑与批注窗口之间的分隔线上，待光标变成双向光标以后，您可以随意调整两个窗口的大小。
2、修订
修订是对文档作出的直接修改，它与常规编辑方法做出的修改不同，您不仅能够看出何处做出了修改，还能接受或拒绝这些修改，大大提高了多人编辑文档时的效率。
温馨提示：答案为网友推荐，仅供参考