租房时房东在外地可以采取发传真或者邮件的方式签订租赁合同；房东也可以委托他人办理。
根据《中华人民共和国合同法》规定：
第九条 当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。 当事人依法可以委托代理人订立合同。
第十条 当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。 法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。
第十一条 书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
扩展资料：
根据《中华人民共和国合同法》规定：
第十二条 合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法。 当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。
发传真或者邮件；
房东可以委托他人办理，需要提供相关手续:
（1）出具授权委托书，并要对委托书进行公证证明。
（2）提供业主本人的产权证、身份证及受托人的身份证
（3）再到物业处核对下，就没有问题了。
租房时需要注意的事项
1、要求房东出具房产证原件以及房东本人身份证，各复印一份，经核实无假后方可签约。签“租凭合同”时要写明租房期限，租房具体地址，要求所填具体地址与房产证上保持一致。
2、在合同中写清楚室内包含设施，包括房内家具家电等，如需装修也应在合同中注明，避免以后退租时引起不必要的纠纷。明确写出水电费、宽带网费、物业费、有线电线闭路费等由哪方支付。
3、在写明房屋租金条款后注上“乙方在租用期间，甲方不得再收取以任何名义为由的任何附加费用”。另需注意的是，如房东委托他亲戚或是朋友帮忙代理租房事宜的，可以的话，签合同时需要房东亲自来签，若不然，要他的亲戚或是朋友出具一份“授权委托书”，里面具体写明委托人和代理人姓名、身份证号码、工作单位等，还要写上“本人特委托上列代理人替本人办理相关租房事宜、签署有关文件”。
4、若出租人并非房东，签租赁合同必须注意，签订的租赁合同必须房东认可，租赁期限不能超过原租赁合同。如有附加条件如安全、环境因素等，与房东商议后，争取写入合同附加条件中，必须注意的是，订金最好在签好合同并写上附加条件之后再支付。
签“租凭合同”时要写明租房期限，租房具体地址，要求所填具体地址与房产证上保持一致。
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