1、句子较长 , 结构相对较复杂。
2、无称呼 , 有标题。通知的正文上方有:Notice ( 或全部大写 NOTICE) 或 Announcement ( 或全部大写 ANNOUNCEhENT) 为题目。以海报形式出现时 , 通知常以海报内容为题 , 如Lecture,Football Match 等。当然题目中还可以出现发通知的单位 , 如:Students Union Notice, English Department Announcement 。
3、书面通知一定要有发通知时间及落款 ,均可写于右下角。
4、书面通知的正义一般用第三人称来写。基本要点为时间、地点、参加者、内容、注意事项 , 应直截了当地一一予以说明。我们既可以用包容量较大的长句 , 也可以用简明的短语 , 前者正式 , 后者易懂易记。在正义中切忌添枝加叶地评论 , 力求简明扼要。
5、口头通知有如下特点 :口头通知一般不用写题目 , 也不必写出通知的时间。发布口头通知首先说明被通知的对象 ,在正文前面有呼语且顶左格写 , 如 :Ladies and gentlemen ,Boy and girls 等等。
6、为了引起听者的注意 , 需另起行不顶格写一些引人注意的话 , 如 :Be qiet, please! May I have you attention? Attention, please! 等。
7、发通知单位可在正文中提及 , 也可不说 ; 发通知时间不必说 ; 口头通知要口头发布 , 因而可以用较随意的口语 , 如 :I'll, I've 等。口头通知多用将来时态或表示将来的时态或形式。
8、口头通知在结束时要有结束语 , 这是因为口头通知需妾用一些语言表明通知的起止 , 如用 That's all. 表示通知到此为止宣布完毕。另外结尾处还需要一些如Thank you 等客套语。
不论是口头通知还是书面通知都是宣布即将发生的事情及其具体内容的 , 因而多用将来时态 , 其中往往有一些注意事项 , 一般用祈使句来强调。通知的语言要简洁明了 , 条理清晰 , 要求精确 , 特别是时间概念很重要 , 必须写得十分明确 , 不容丝毫含糊。