第一步 审核录用审批情况
人事专员收到招聘人员提供的《面试评价及录用审批表》后方可办理入职手续。
第二步 审核相关证件
审核员工提供的相关证件的原件,公司留复印件或原件存档。
1.个人基本资料:身份证、一寸彩色照片两张;
2.学历及资质证明资料:毕业证(大专以上学历)、学位证、职业资格证、执业资格证、特种作业上岗证、职称证、外语等级证、培训资质证、重要的荣誉证书等;
3.劳动关系资料:与原单位解除劳动关系证明(必须是原件交公司存档)。
其中:所有员工都必须提供个人基本资料;大专以上学历的人员必须提供毕业证,有学位证的人员必须提供学位证;对于岗位任职条件有明确规定的,必须提供相关的资质证明,如特种作业上岗证、外语等级证等。
第三步 填写《入职登记表》
《入职登记表》中的所有内容都应根据员工实际情况完整填写,并由员工本人签字。(办公人员或一线车间大专以上人员)
第四步 签订用工合同
一、确定签订合同的类型
根据员工情况签订劳动合同、劳务合同,各自的签订范围如下:
1.劳务合同:不符合劳动合同签订主体资格的人员,一律签订劳务合同。包括:离退休人员、不能证明已与原单位解除劳动关系的人员等,审查由人事部门相关人员负责。
2.劳动合同:长期工作岗位。
二、确定合同和试用期限
1.劳动合同与劳务合同初签三年。
2.应届大学生试用期为1-6个月;
3.其他新进员工试用期为1-3个月,一般为1个月,特殊情况的,可自行约定,但不能超过国家及地方相关规定。
三、签订劳动合同
1.劳动合同中员工个人信息由员工本人如实填写,其余部分由人事专员填写。包括:合同期限类型、工作内容(管理、技术、生产、营销、职能、操作工)、工作地点等。
2.劳动合同签字必须当面进行并加盖手印,若员工拒签劳动合同或对合同部分条款有异议的,必须在达成一致意见并签订劳动合同后才能办理入职手续。
3.劳动合同一式两份,公司和员工各持一份,返给员工劳动合同时,必须有员工本人的签收记录,签收记录应存入员工个人档案。
第五步 办理员工工作证
员工证应贴上员工本人近期照片,并加盖印章。
第六步 发放员工告知书
第七步 发放工作通知书
员工根据新员工入职指南办理相关入职手续。如办理工资卡、领取工作服、领取办公用品、浴室钥匙等。
第八步 相关信息录入EHR
正常情况下,新员工入职,人事专员需在入职三天之内完成信息采集和转档工作;对于工人批量入职,可适当延长到七天之内,但是在统计期内的信息必须在当期完成。
第九步 资料归档
1.人事档案应在员工到职三天内由人力资源部门负责建立。
2.招聘员工及到职后形成的人事资料应及时完整地归档。
3.人事档案中应包括:入职登记表、身份证复印件、毕业证(大专及以上学历)、与原单位解除劳动关系证明、用工合同、特种上岗证、体检证明等。
4. 人事档案应设专柜保存并按档案编号(即员工编号)顺位排放。
第十步 确定是否签订保密协议
1.凡在公司经营管理、产品开发、工艺技术、产品营销等重要部门担任重要职位的员工以及其他公司认为有必要的员工,必须按规定与公司签订《商业、技术保密协议书》。
2.保密协议的签订以及签订的标准报部门分管领导、总经理、公司人力资源部及公司人力分管领导审批。
3. 员工对保密协议部分条款有异议的,可在平等协商的前提下对部分条款作修订。修订条款须经人力资源部及公司人力分管领导审批后方可签订。
4. 保密协议签订盖章后,除返还给员工一份外,应于一周之内将另一份原件交公司人力资源部保存,各单位根据需要可自行复印一份存档,同时应于一周之内将协议相关信息录入EHR系统,以便查询。
第十一步 缴纳社会保险
1.新入司签订劳动合同的员工,应当依法为其参缴养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险。
2.新参保员工社会保险基数按照社会保险相关政策及公司相关通知执行。
3.新入职员工由于原参保信息错误或原单位未正常办理暂停参保或转移手续导致个别险种不能正常参保的,应立即通知员工到原单位或社会保险局办理相关手续。
4.劳务用工员工符合年龄要求的,应为其参缴工伤保险;不能参缴工伤险的参缴意外险。
5.劳务派遣员工的社会保险由派遣公司负责参缴,具体事宜以劳务派遣协议为准。
第十二步 员工转正
员工试用期满后,由员工本人填写《转正申请表》,报相关领导审批后即可转正。
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