个人会产生很多关于对目标，利益、效果、交付物、价值、需求，产出和这些因素和其相互关系的理解。这些理解呈现了关于利益相关方的需求和项目的最终交付之间关系的不同观点。
个人要清楚地认识并且明确项目的动机，需要能够按顺序解释“为什么、怎么办，做什么，什么时间(完成)、谁(做)、在哪里、(为)谁”的问题。
个人可以在某一流程将所有的利益相关方聚集一起，共同对项目的目标做一个合适的明确的定义(解释)。将这个解释明确为项目具体的产出和交付物，再与利益相关方沟通，以实现期望的识别和管理。
这个过程是应重复进行的。利益相关方的观点和项目的产出和结果是会发生变化的，因此需要经常更新。这个过程在最初就应该进行，随后还要定期地重复。
沟通、谈判和分析技术在这个过程中是极其重要的。为了实现利益相关方(需求)之间的平衡，通常讨论会的形式比一对一的访谈更加常见。找出利益相关方的需求和期望，并赋予不同的
优先级，明确哪些需求项目必须要实现，以及为什么。
▶ 关键能力指标
1.定义和开发项目的目标层次结构
每个项目发起的动机都是为了满足组织的需求与目标，即根据组织的目标制定项目的目标：组织的需求与目标为项目提供关于基础框架和项目背景的描述。
然后根据多个项目集体的目标来制定单个项目的目标：对项目的具体的产品、交付物这些低层级的目标进行描述。项目目标的层级会受到较多因素的影响，如项目背景因素、利益相关方的利益和需求。
关于项目使命(第一层级)的描述是发起项目的战略层面的原因。第二层级的项目目标定义主要描述的是要在特定的约束条件下(可接受的风险、已定的时间和经费)实现什么样的产出和结果。第三层级的目标主要是项目的一些潜在的积极的影响(间接的收益)。例如，获得新知识、增强合作伙伴间的关系或者外包的经验。