如何在项目中进行有效的沟通管理

Question

如题所述

Answer 1

沟通的有效性，主要看发送者转交接收者态度的状态及其程度。人际沟通是否成功，取决于项目经理所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致。
一般而言，改善有效沟通的方法有以下两点值得借鉴:
1.改善有效沟通的方式与方法
（1）重视双向沟通。双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解,使接收者能表达接受时的困难,从而得到帮助和解决
（2）多种沟通渠道的利用。一个项目组织,往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能提高沟通的整体效应。
（3）正确运用文字语言。使用对方易懂的语言，意思要明确，条理要清楚，不要模楼两可。语言要精简,针对性要强。
2.提高有效沟通的途径
（1）沟通前先澄清概念。经理人员事先要系统地思考、分析和明确沟通信息,并将接收者及可能受到该项沟通之影响者予以考虑。
（2）只沟通必要的信息。只把那些与接收者的工作有密切关系的信息提供给他们，避免他们的信息负担过重。
（3）明确沟通的目的。经理人员必须弄清楚，做这个沟通的真正目的是什么,要下级人.员理解什么。明确了沟通的目标，则沟通内容就容易规划了。考虑沟通时的一切环境情况。包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况。
（4）计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见、与他人协商,既可以获得更深人的看法也易于获得其积极的支持。
（5）要精确地表达。要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来，而且要使接收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解。
（6）要进行信息的追踪和反馈。信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清接收者是否真正了解，是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。
（7）要言行一致的沟通。经理人员必须以自己的行动支持自己的想法与说法,而且更有效的沟通是“行”重于“言”
（8）沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来。大多数的沟通,均要切合当前情况的需要。但是，沟通也不应忽视长远目标的配合。
（9）应该成为一个“好听众”。成为一个“好听众”,才能明确对方说些什么。
以上两点都是为了增加沟通成功的可能性，保证项目经理提供的信息与团队成员对信息理解的最大限度的吻合性。

Answer 2

一般说，要从以下六个方面来考虑。

首先，项目经理应该将沟通本身加以计划，也就是要有具体的沟通计划。虽然在各类项目管理教材中有许多关于沟通管理的论述，但是真正的IT项目环境中，大多没有具体的沟通管理计划，一般都只是简单罗列了项目的干系人。沟通计划的制定至少要包括以下几个方面：

1、项目干系人的列表。最好以团队为基础建立干系人列表。

2、确定以团队为基础的项目干系人的信息需求和沟通需求，即何人何时需要何种信息。一般来讲，由于大的项目沟通渠道实在太多，以团队为基础能够大大减少这种渠道。

3、信息分发的渠道和方式。对于重要的项目一定要有定期的项目绩效报告和问题状态报告。

4、项目定期会议，最好是每周例会。这样，项目干系人知道有了问题在何时能够得到讨论和解决，并可避免突发组织会议找不到人的局面。

5、特殊问题的沟通对策。
其次，项目经理要尽量利用好干系人的首次会议，将项目的内容做较为详细的交待，并提请所有干系人对项目可能出现的问题提出建议。

如果项目需求不清和备件不足的问题很快被识别，就不会出现临时组织会议的复杂局面。因此，除了项目成立大会外，项目经理最好再召开一到两次全体项目干系人大会(或以团队为基础的会议)。也就是说，在解释了项目的背景并分发相关的信息以后，留给项目干系人一到两周时间仔细考虑可能面对的问题，并及早识别加以解决。这与风险识别并不完全一样。有时候，识别的可能是风险，有的时候可能根本就是一种实际情况，如公司备件不足的问题。

第三，项目经理要严格控制会议的次数和内容，全面管理自己的时间分配。在上文的案例中，Harrison组织了很多的例会，与不同的项目团队交流。此时，项目经理要明确自己的职责，要努力将会议的时间限制在一定范围。并且，会议最好要形成具体可行的活动内容，并指派具体的实施人员。

第四，项目经理要理解沟通的不同层次，同时要利用这些层次为自己的项目服务。即使项目经理本身就是一个高级管理人员，他通常也无法解决所有的问题。因此，项目经理需要定期与高层管理人员进行交流，需要高层解决的问题一定要及时上报。

第五，沟通的目的一定要非常明确，项目经理要对沟通的内容进行管理，要注意防止跑题。跑题的情况通常在项目的后期中容易出现，随着项目人员的熟悉，很多与项目无关的话题都有可能占用项目会议的时间，并且通常还不易察觉。因此无论是项目会议还是相关文件，都要明确所要讨论的内容。

第六，沟通不仅局限在公司内部，同时也要同外部，尤其是客户进行交流。特别是对项目重要的里程碑，需要征得客户的支持。这包括客户的准备活动(最好有一份准备文档)、施工的时间、客户的工作日历等等。

事实上，沟通管理是一门复杂的管理科学，需要项目经理在实践中加以总结。项目管理中的沟通与日常管理中沟通的不同之处在于，项目经理要在最短的时间内，达到满足项目需求的沟通效果。本回答被网友采纳

Answer 3

在项目实施中，有效的沟通是确保项目成功的关键之一。以下是一些可以帮助您进行有效沟通的建议：

确定明确的沟通目标：在开始沟通之前，您应该确保了解您想要传达的内容以及你的受众群体。明确的沟通目标可以帮助您在交流中保持重点，并确保您的受众理解您的意思。

建立开放的沟通渠道：您需要确保在项目中建立有效的沟通渠道。这可以包括定期开会、使用电子邮件、即时消息应用程序等。您还可以使用协同工具来确保项目进展始终可见。

维护透明度：在整个项目实施过程中，透明度非常重要。您需要确保所有团队成员都清楚地知道项目的目标、进展和任何问题。这有助于防止信息孤立并增强信任。

建立正面的沟通文化：一个积极的沟通文化可以鼓励团队成员分享信息并互相支持。您可以通过建立公开的反馈文化、认可贡献和互相尊重来实现这一点。

监督沟通：监督沟通是确保项目进展的关键部分。您需要确保您的团队成员及时响应电子邮件和即时消息，以及参加定期的会议。如果有沟通问题，请及时解决。

积极聆听：聆听对于有效沟通非常重要。您需要确保您的团队成员有机会表达他们的想法和问题。确保您积极地听取并回应他们的反馈，并在必要时采取行动。

沟通不畅可能会扼杀一个项目，改善沟通能使项目成功最大化，风险最小化。此外，如果项目经理能够使用现代的项目管理软件与项目涉众人员进行有效的沟通，这意味着他们团队将获得更多的项目沟通技巧。

使用8Manage PM这样的项目管理软件可以帮助你在项目管理沟通中更好地协调团队。不论是人员申请、审批还是验收等请求，你都能通过软件实时收到通知并提醒你事项的进度与反馈。

你也可以针对项目目标，责任，期望和反馈进行清晰的沟通。8Manage PM实时跟踪项目信息，自动检测项目质量及风险，一发现异常马上预警，为你在面对问题时能有更多补救的时间。

而且，团队成员和利益相关者可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天。项目文档资料、项目成员都在同一系统上，不需跨平台操作，来龙去脉一目了然。这样针对性的沟通更有效率，对项目顺利执行至成功交付很有帮助。