怎样编制一份合格的投标文件

Question

如题所述

Answer 1

仅供参考：
　为了开标时评标方便，投标文件一般都有严格的格式要求，一般会在招标文件中有专门的章节说明投标文件的格式和编排顺序。本文从投标的过程和标书制作方面简单谈一些必须要注意的地方，也是笔者从事多年投标的经验总结，如果有遗漏之处，请指出。
　　当购买标书后，作为投标标书文件制作负责人，应该立即阅读招标文件，我的经验来讲，一般阅读两次，第一次是简单的了解投标文件所需内容，如：
　　1、 企业相关证书要求到什么程度？复印件还是电子档等；
　　2、 投标文件是分内容分别装钉还是统一装为一册，以及正本和副本的数量；对投标文件装钉的要求如何；开标一览表（报价单）是否单独封装；
　　3、 把招标文件条理性的分为商务部分和技术部分，商务部分交给相关商务人员阅读，技术部分交给相关技术人员阅读，以确定是否满足，不满足时使用什么样的对策；
　　4、 阅读“投标文件的要求”一章，了解一下是否有特殊的要求，或者有没有目前难做到的要求，立即想对策；
　　以上内容了解了以后，可以立即进行分工，把事务性的事情先安排下去（如果是一个人完成所有事情的话，先按条理记录相关内容，以备忘），然后，仔细阅读各个章节，看是否有预料之外的要求出现，本次阅读过程中一定要细致，遇到特殊的需求时一定要记录好，以便后续安排。
　　此时，投标文件的情况已经基本了解，可以计算一下离交投标文件的时间，合理安排人员进行投标文件制作。注意：一定要按照招标文件的要求，按时递交投标文件，迟到一分钟都不会受理的，任何招标都如此。
　　注意：凡是遇到文件中有疑问的地方，一定要与招标方核实清楚，最好有书面的文档作支撑。
　　正式开始制作投标文件的实施步骤及注意事项：
　　1、 把对投标文件的制作（封装）要求的列表拷贝到一个新的doc文档，开始制作投标文件，这个拷贝的目的是让你不会遗漏要求的内容；
　　2、 根据文件要求，列好所有要求的内容的大纲，该大纲即成为本投标文件的目录，同时在适当的位置（一般在最前面）插入目录，该目录是自动目录，建议使用自动目录，以便以后修改内容时方便更新。
　　3、 一般投标文件都有比较固定的格式、顺序要求，直接按照要求编写就可以了。一般的顺序如下：
　　目录
　　投标函
　　联合投标协议（如果是多家企业组合以联合体投标）
　　法定代表人授权函
　　开标一览表（报价单，有可能是单独封装）
　　投标企业基本情况（包括：企业简介、营业执照、国家有关部门颁发的证书、企业荣誉、相关项目经历等）
　　商务指标响应情况（有可能商务、技术分开封装）
　　投标产品介绍（简介、说明书等）
　　投标产品技术响应情况
　　附件
　　以上大纲是一般投标的情况，具体实施时需要根据招标文件要求执行。
　　编写投标文件的过程中，一定要按照招标文件的要求，具体写清楚，语句不能模糊。商务响应和技术响应部分，一般分为满足、不满足、不完全满足几种，如果是表格形式，可以以“√”代表满足，如果是不完全满足，一定要作说明，否则视为不满足。投标文件编写完成后，一定要记得更新目录。
　　如果条件允许，建议把所有内容都以电子文档形式进行编排，以便修改和排版。
　　内容编写完成后，紧接着就是装钉投标文件了，装钉之前，一定要做好充分的准备，以免到时候不能按照预先计划的时间进行，准备工作大致包括：
　　投标文件的打印，如果条件允许，建议所有的正本都使用彩色打印，打印好之后，把响应的内容递交法定代表人签字（这个地方也可以灵活处理）；
　　正本的签字和盖章，这个地方记住四条：一是有独立公司名称的地方要盖章；二、营业执照要盖公章和“与原件一致”章；三是该签名的地方一定要签名；四是所有的盖章和签名“礼多人不怪”，所以，如果你不清楚的话，就盖一个吧，不碍事儿的；
　　包装类型确定：用文件袋还是牛皮纸等；
　　必要的工具：公章、剪刀、胶水等；
　　检查所有的正本是否都完整，是否都签字、盖章；
　　如果以上都没有问题，就可以到装门的标书制作的图文社进行装钉了。
　　装钉的过程一定要注意
　　按照招标文件要求，保证正本的数量和副本的数量，正本封面一定要注明“正本”，副本封面一定要注明“副本”；
　　单本装订好以后，一定要在正本、副本封面上盖公章，然后按照要求进行封装，封装要密封好，不可拆卸，封装好之后在密封口处粘贴封条，并加盖公章。
　　如此这般，一套投标文件就完成了，可以递交了，呵呵。不过还有些特殊的地方，简单补充一下：
　　1、 有些招标文件要求进行点对点应答，一定要按照要求进行（好多投标人都无此经验，呵呵），看下面的样本就应该了解了，不再多说
　　本应答须知为询价书的组成部分，请应答方注意以下要点：
　　要求：一、此次中国XXXX将集中采购各省公司2006年下半年所需全球眼前端终端设备，本次采购总量预计为1万台。上述采购量为根据市场情况所作出的预测量，实际采购量与预测量可能存在差异，厂家不应视为中国XXXX对该采购量作出了任何承诺。
　　应答：满足
　　要求：二、“中国XX集团2006年XXXXXXXX设备项目”询价书共五部分。第一部分：应答须知；第二部分：框架协议文本；第三部分：技术规范书；第四部分：商务规范书;第五部分：报价文件。第四部分的商务规范书作为各省公司签署合同的参考文本，原则上各省公司也可以根据以往与厂商合作的实际情况采用原先合同文本，第五部分的报价文件将稍后提供。应答人必须对本项目的所有文件进行严格保密，未经买方书面允许不得以任何原因、任何方式向第三方透露。
　　应答：满足
　　要求：三、报价及应答须符合以下要求：
　　应答：满足
　　要求：应答方应按报价格式要求及技术规范书要求提供报价。
　　应答：满足
　　要求：应答人资格：应答人应具备独立承担项目的能力。
　　应答：满足
　　要求：若应答文件书面文本和电子文本不一致时，以书面文本为准。
　　应答：满足
　　回复的应答文件至少应包括以下部分：
　　要求：1、 应答确认书一份正本，确认参加此次集中采购，将对询价书如实应答，并保证对于商务和技术部分的应答真实有效。应答确认书应加盖应答单位法人章、法定代表人签字或印签，或委托人签字后，加盖应答单位法人章。其中对于委托人签字的情况，应答方应同时提交授权委托书的原件。
　　应答：满足
　　要求：2、 设备报价一式两份，一份正本，一份副本，单独分包封装，并以中文Office格式提供电子版一套；密封封装并在封口处加盖齐缝章，商务报价必须由厂商授权代表签字并加盖应答单位法人章视为有效。
　　应答：满足
　　要求：3、　应答人营业执照，如应答人为代理商需提供原生产厂商执照（复印件）、代理公司营业执照（复印件）、由原生产厂商法人代表签发的本项目唯一代理授权书、代理商在本项目中承担的工作和责任、代理商代理本次应答产品的项目经验等。
　　应答：满足
　　要求：4、　对本应答须知的点对点应答文件，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：5、　对技术规范书的点对点应答一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：6、　对框架协议文本的点对点应答，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：7、　对商务规范书的点对点应答文件，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：8、　请对以上提交的所有文件提供电子版文档1份，以光盘形式提交。
　　注：请反复核实贵公司所提供的电子文档与纸件是否相符。
　　封装要求：报价文件单独密装，其他文件封装在一起，电子版单独提交（请在每一份电子文档的封面上注明此文档所属厂商）。
　　应答：满足
　　2、 投标文件一般都要求同时提供电子版一套，一定要记得刻录光盘哦。。
　　3、 封装好的投标文件，在外包装上一定要贴上投标人信息，必要的话要注明“XXXX年XX月XX日 几时几分 开标之前不得启封”；
　　做投标文件其实就是这么简单，做一两次后就基本熟练了.

Answer 2

获取招标文件后首先要做的应该是通过分析招标文件，确定投标策略。比方说有没有限制条款导致自身无法响应，或者倾向性是否严重。说白了就是得分析自身中标的概率。
制作投标文件主要就是准确、清晰、简洁，并非越厚越好，评标专家也没有时间去看。原则上有以下几个要点：
1、不能出现错漏。这个不用多说，出现了往往导致无效投标或者严重的扣分。
2、目录和自查表很重要，方便评标专家查阅文档。（这个可以看一下前几天发布的文章《一张表格告诉你，如何检查投标文件》）
3、针对技术和商务部分的响应情况描述一定要清晰准确，不要夸夸其谈泛泛而论。
技术标文件注意事项
1、检查工程概况描述的准确与否；
2、计划开竣工日期应符合招标文件中工期安排与规定，分项工程的阶段工期、节点工期满足招标文件规定。工期提前要合理，要有相应措施，不能提前的决不提前，如铺架工程工期。
3、工期的文字叙述、施工顺序安排与“形象进度图”、“横道图”、“网络图”应一致，特别是铺架工程工期要针对具体情况仔细安排，以免造成与实际情况不符的现象。
4、总体部署：施工队伍及主要负责人与资审方案要一致，文字叙述与“平面图”、“组织机构框图”、“人员简历”及拟人职务等吻合。
5、施工方案与施工方法、工艺一定要匹配。
6、施工方案与招标文件要求、投标书有关承诺一致。材料供应与甲方要求一致：统一代储代运、甲方供应或招标采购。临时通信方案按招标文件要求办理。（有要求架空线的，不能按无线报价）。施工队伍数量应按照招标文件规定配置。
7、工程进度计划：总工期、关键工程工期应满足招标文件要求。
8、特殊工程项目是否有特殊安排：在冬季施工的项目措施要得当，影响质量的必须停工，膨胀土雨季要考虑停工，跨越季节性河流的桥涵基础雨季前要完成，工序、工期安排要合理。
9、注意：“网络图”工序安排是否合理，关键线路是否正确。
10、检查“网络图”如需中断时，是否正确表示，各项目结束是否归到相应位置，虚作业是否合理。
11、“形象进度图”、“横道图”、“网络图“中工程项目是否齐全：路基、桥涵、轨道或路面、房屋、给排水及站场设备、大临等。本回答被提问者采纳

Answer 3

在投标书制作过程中应注意把握以下几点：
1、吃透招标文件书内容，确定是否具备投标资格
根据招标文件的要求，要充分衡量自己在商务和技术上的能力，不要勉强行事。老子有这么一句话“知人者智，自知者明”。只有符合招标文件的条件才可参加投标，不能只抱着重在参与这种心情，事前一定要先全面衡量自己企业的能力，是否具有投标的资格，再确定行事。
2、企业要组织专业的投标文件制作班子
当代市场营销出现了许多新情况，新情况产生新思想。麦肯锡咨询公司的专家们分析并指出：功能利益，流程利益以及关系利益是当代市场营销的三大诀窍。要取得成功，就必须遵循这三条规则。成功营销战略的基础已经从一维变成了三维。一个业务员不可能是全才，他就是全才一个人的精力也有限，所以一个好的业务员要有一个好的团队的支持。就像军队打仗有前方有后勤，是两个团队在共同作战，绝不可能单打独斗。
第一、文件制作质量的好坏将直接影响到评标委员会和采购人
最好能编制目录，注明页码，若有资质证件是外文的，一定要附中文译文并与外文证件编在一起，方便评委评审就是为你自己中标提供方便。投标文件制作精美让评委和采购人感到被你公司重视，从感情就取得了好感。由于你的疏忽没有按招标文件上的要求提供相关资料或提供了相关资料因评委独立评标而没找到，而造成得分低，这是很可惜的。
第二、投标报价
企业追求利润是企业的天职，是为国家尽义务的保障。投标人要从总体上对报价进行把握，力求报价适中，既能达到中标的目的，还能获得最大的利益。这就要根据采购对象计算出成本价，结合投标人自己与其它投标单位提供的物资或服务不同，估算出其它投标人可能的报价，并以最优性价比提出自己的最合理报价，以求最终报价接近于采购人的理想的价位(不要超过财政预算)，既达到中标的目的，又使投标人获得尽可能大的经济利益
第三、投标文件的内容必须真实可靠
提供的资质一定要真实。因为专家都是业内人士，对投标人或多或少有些了解，资质真假很难骗过评标专家。片面地夸大自己单位的业绩和能力，这些都很可能引起评标委员会对投标人实力的怀疑和反感。
第四、仔细检查，真核对，确保文字通顺、语言得体、表述准确
整体上行文要通顺、有条理，避免出现影响评委理解投标人实力和信誉的错别字。
不但影响评委对投标人的印象，严重的还造成理解上的麻烦，歪曲投标人的本意，以为投标人无法满足采购人提出的要求。切不可出现因马虎、粗心造成投标书自相矛盾而影响中标的现象。
目前，我们国家正致力于制定科学合理的招标规范和评标办法，改变政出多门、多头管理的现象，逐步建立分工明确、各负其责的招投标市场监管体制。希望有越来越多的有实力的工程企业和设备商公平、公开的有序竞争，也希望有更多的行业协会及专业机构能抓紧制定行业技术规范和行为准则，建立行业信用体系，规范和促进行业的良好竞争，共同促进我国建设市场的健康发展和招标投标制度的不断完善。