办公室是企业的综合办事机构。担负着对外接待、安全卫生、文字处理、电话、传真、信函收发、数据收集与管理、年度报表与简报等项工作。
一、总体要求
办公室工作是企业的综合办事机构。它虽然同学校各部门一样是在领导统一指挥下工作的，但它又不同于平行的其它部门。在平行的各部门中它又起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用。
（一）学校办公室管理的指导思想是做好“三服务”
这是办公室工作的使命所赋予的，是做好办公室工作的出发点和落脚点，具体体现在办公室管理中首先是为领导服务；其次是为各职能部门和教研组服务；三是为员工服务。
（二）办公室管理的作用主要有参谋作用、助手作用、协调作用、枢纽作用和窗口作用
1.领导决策的参谋作用。主要体现在第一，做好调查研究工作，有针对性地搜集决策所需要的信息，向领导提供真实情况，为决策提供依据；第二，综合意见，汇总方案，陈述利弊，分析比较，供领导者参考；第三，在工作中，主动研究学校各个时期的工作重点，针对领导需要，积极提供建设性意见和工作措施等建议，在当好助手的同时，发挥参谋作用。
2.领导工作的助手作用。
主要体现在第一，协助领导办文、办事。协助领导办理上级、下级的公文，起草、材料，进行公务接待等，可以使领导腾出时间和精力抓大事；第二，协助领导做好各项决策的布置落实工作，全面掌握贯彻实施情况；第三，协助校领导做好督促检查工作。包括对领导决策的大事、要事执行落实情况的督查，也包括对文件处理和事务处理的督查，必要时出面牵头，积极协助校领导推动问题的解决。
3.学校管理的协调作用。
般是指协助领导处理管理工作中各方面的关系，解决运行过程中的矛盾和问题。运用各种工作方式和手段，在上下之间、部门之间进行沟通调节，做好上令下行、下情上达，以取得最佳管理能效。
4.信息沟通的枢纽作用。
信息沟通具有双向性，一方面要注意收集来自下面的实际工作情况和动态反映，以及上级的指示精神、外单位和兄弟学校的经验，全面、准确、及时地为校领导提供切合实际、正确无误的信息，为领导决策提供依据。另一方面应该主动开展工作，把领导的意图传达下去，把学校的改革动态和工作经验传播出去，并运行信息反馈。
5.内外联系的窗口作用。
办公室是学校的窗口、门面，主要体现在办事的效率和质量，以及服务的作风和态度上，无论是电话受理，还是接待洽谈，都从一个侧面反映出学校的思想作风、精神面貌，实质上对学校的管理起着示范作用。
（三）办公室的工作要遵循“迅速、准确、保密”的原则
1.迅速。办公室工作要保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率，要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。
2.准确。具体地说，是办文要准确，办事要稳妥，了解情况、反映问题要真实。养成严肃认真细致的好作风。
3、保密。 要切实做到“不该说的不说，不该问的不问。不该看的不看，不该记的不记”。
二、主要工作
（一）信息工作
办公室要做好校内信息的及时编发工作，及时、准确、全面反映学校各项工作。要充分利用学校网站和《教育资讯》发布学校重要信息。另外，为领导提供信息是办公室的一项重要任务，搞好信息的收集，按照科学的程序进行筛选、分类、分析和整理使之成为领导所需要的真实准确的信息，以适应领导科学决策的需要。
（二）文书工作
文书工作是办公室工作的重要组成部分，文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文的作用，为有效地推进工作服务。
文书工作的具体任务是：
第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办；
第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作；
第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会议记录。
（三）值班工作
办公室要做好值周的工作。负责安排值周、值周检查、值周统计；每天查看值周记录，了解值周情况，发现问题及时反馈；做好值周人员的管理工作。
（四）会务工作
会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证
搞好会务工作的关键是：
1.会前要做好充分准备。这是保证会议开好的前提。包括
（1）安排议题；
（2）确定会名、会期、会址；
（3）准备会议文件；
（4）提名与会人员；
（5）编辑与会人员名单；
（6）确定会议议程；
（7）制定会议通知；
（8）选择、布置会场及安排座位、座次。
2.会中严密组织。主要工作有
（1）签到；
（2）文档的印制分发；
（3）安排发言；
（4）会议记录；
（5）会议纪要与编发简报；
（6）生活保障与安全。
3.会后要妥善处理好有关事宜。主要有
（1）会议总结；
（2）文件处理；
（3）会议决议的贯彻落实；
（4）其它事务性处理。
做好会务工作要遵循以下原则：
1.要做好充分准备；
2.要进行周密安排；
3.要做好周到服务；
4.要协调好各方面关系。
（五）档案工作
学校档案工作就是用科学的原则和方法管理学校档案，为学校各项工作服务。学校档案工作的基本任务是：
1.贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验。
2.制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
3.负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。
4.做好档案的编研和开发利用工作。
5.指导学校各科室有关人员做好文件资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。
（六）接待工作
接待工作包括安排接待上级领导来校检查、指导工作，安排兄弟学校和其它来访人员的参观交流活动。接待工作遵循的原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效。接待工作的内容是迎来送往、安排住宿、安排会见会谈、安排日程等。
（七）统计工作
办公室的统计工作，是一项重要的基础工作，直接为领导决策和管理提供依据，并为上级主管部门各项政策的制定提供依据。必须认真抓好统计资料的收集、整理，确保真实性和可靠性。
（八）印信管理
印信管理，是指开具介绍信、证明信等。办公室要严格执行印信管理使用规定，不得循私舞弊，擅自用印。
（九）协调工作
协调工作的目的在于沟通情况，统一认识，化解矛盾，从而保证各科室、部门在学校各项工作中相互配合、上下衔接，形成一个有机统一、相互支持的整体。对学生、年级组、专业组、处室反映的问题要及时协调，重要协调内容有记录。协调过程中，既热情周到，又掌握原则，不越俎代庖。
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