采购讲堂:规避采购风险需要注意这几个方面

如题所述

一、采购风险的范畴

采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况,包括人为风险、经济风险和自然风险,具体说来,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、呆滞物料增加、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为。这些情况都会影响采购预期目标的实现。

二、规避采购风险的手段

任何事物都有风险,采购风险归根结底,也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。

主要的手段有:

①做好年度采购预算及策略规划

②慎重选择供应商,重视供应商的筛选和评级

③严格审查订货合同,尽量完善合同条款

④拓宽信息渠道,保持信息流畅顺

⑤完善风险控制体系,充分运用供应链管理优化供应和需求

⑥加强过程跟踪和控制,发现问题及时采取措施处理,以减低采购风险

充分利用专业化的信息网站,有助于采购人员更方便、更准确地获取信息,为评判供应商和产品提供依据。

同时公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员,或经常对供应商进行质量检查。采购应减少对个别供应商大户的过分依赖,可采用备选方案及备选供应商,以分散采购风险。

至于预算,由于采购预算是基于物料成本及销售预测等数据推算出来的,以接单式生产为主的公司应注意一些关键器件能否在要求的时间发货,适当运用MRPII系统以及现货结合的方法以减少风险,在项目开发前充分与所有原材料供应商沟通,使供应商清楚配合的方向及要求。

三、降低采购风险的关键

企业要降低质量、交期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。

在过程中需注意的几个阶段。

1、是供应商的初步考察阶段:在选择供应商时,应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查,有可能派人到对方公司进行现场了解,以做出整体评估。

必要时需成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组,对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行评选。在初步判断有必要进行开发后,建议将自己公司的情况告知供应商。

2、产品认证及商务阶段:对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流。

3、小批量认证阶段:对供应商的产品进行小批量的生产、交期方面的论证。

4、大批量采购阶段:根据合作情况,逐步加大采购的力度。

5、对供应商进行年度评价,对合作很好的供应商,邀请他们到公司交流明年的工作打算。

四、采购人员不能只考虑采购风险

采购作为连接公司与供应商之间的窗口和桥梁、作为公司的输入部门、作为公司的利润中心,不能只考虑预测和防范采购风险,更应该站在整个公司的角度上,考虑由此对公司制造、物流、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响。

提醒大家,要注意核算企业总权益成本,而不只是采购成本;使得整个公司的利润最大化、成本最低、风险最小;从而由外向内、又下向上对公司的管理进行整合。

文中提到的方法和技巧很多部门都已经运用的很好,区域在日常的采购行为中也可以参照这些技巧。

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