首先要了解宴会内容，制定接待方案。了解并填写宴会订单的内容，对宾客要做到“六知”、“三了解”，即知国籍、知人数、知到席时间、知身份、知用餐标准要求、知接待单位或房间号码；了解风俗习惯、了解生活特点、了解用餐缓急。对规格较高的宴会，还应掌握下列事项：宴会的目的、性质：宴会的正式名称；宾客年龄、性别、宗教信仰；有无席次表、座卡；有无音乐或文艺表演；付费方法；主办者的要求和想法。
其次，要及时的发出请柬。请柬是请贴、邀请信、名片、贴子的总称，是有礼貌地请人前来的书面形式。各种会议、宴请、招待或荣誉活动均应向被邀请者发出请柬正式邀请，它有双重作用。请柬一般提前一到二周的时间发出，以便被邀请人早日安排，已经口头约好的活动若补送请柬效果会更好。请柬的形状大小可以根据内容自行设计，也可到商店购买。书写内容的一面一般用白色或象牙色，请柬的封面颜色一般用红颜色。请柬的书写要求简练、准确，一般包括事由、活动形式、举行的时间和地点、主人（或单位）的姓名（或名称），注意使用全称。行文中不写被邀请人的姓名，其姓名可写在封面上。为了体现公关人员的礼貌风度和文化水平，在手写时一定要注意字迹工整、漂亮、大方。字体要精心选择，对外籍宾客还要顾及语言问题。
其三。布置好宴会厅。根据宴会的性质、形式、席数，整理布置好宴会厅和休息室，每个岗位的公关人员、服务员都要了解宴会的目的程序，明确自己的职责，所负责的工作岗位及餐桌位置，了解菜单及每道菜的服务程序。
第四，做好各种物品的准备。各种器具、用品、原料等，都要事先准备好。
第五，做好各种原料初加工。宴会使用原料较多，应事先通知厨房做好初加工。
第六，宴会准备工作的全面检查。各项准备就绪后，要进行一次全面检查：
1.台面服务、传菜、洗涤三部分人员是否分派合理适当？是否明确各自职责？
2.餐具、酒水，水果是否备足？
3.台料及装饰品是否备齐？
4.摆台是否合乎要求？口布、香布、刀叉、筷勺、烟缸、调料是否整齐而有余？
5.卫生是否符合标准？照明、音响、空调是否正常工作？
第七，迎宾开餐。有关服务人员和公关人员要仪容整洁，举止大方。热情有礼在门前迎宾入室，帮助接挂衣帽，按座卡拉椅让座。对老、幼、病、弱和行动不便的宾客主动搀扶。一切按服务程序进行，例如，介绍菜名；有头的菜，头摆向主宾：宾主讲话时，服务员站立一旁，工作暂停；宾主祝酒时，服务员托盘备酒跟随其后随时斟酒等。最后宴会结束。服务人员帮助主宾拉椅离座，带好衣物列队在正门两侧，送客出门。说声“再见，欢迎您再来”等敬语。