会议纪要和会议记录的区别是什么?如何才能做好会议纪要?
会议纪要和会议记录的主要不同在于记录的内容。“会议记录”一般要如实记录会议的全过程,详细记录参会人员的发言意见和建议,一般适用于讨论会或没有做出明确决议的会议;“会议纪要”则主要记录会议决议内容及领导重要指示等。详细说说如何做好会议纪要:
一、会议纪要常用的两种格式
【格式一】标题以下,在开头部分列明会议时间、地点、主持、参会人员、会议主题等,然后写会议决议等内容,最后列明发送部门及印发时间。另外,缺席人员应注明缺席原因。具体格式如下:
【格式二】标题以下,以段落式文字陈述会议时间、地点、召集人、主题等,最后列明会议主持、记录人、参会人员、发送部门和印发时间等。具体格式如下:
二、会议纪要内容要求
会议纪要不同于会议记录,一般不用详细记录参会人员的发言内容,而是围绕会议主题,择其重点归纳陈述,纪要内容主要包括:
1、对会议中的重要意见进行归纳后简要陈述(也可以省略,具体看事项决定);
2、详细列明会议做出的最终决议。如果是工作安排,一般要明确责任部门、责任人、工作要求、完成时间等。
三、撰写会议纪要的注意事项
1、 格式要清晰明了。如果只有一项决议,可以用段落式陈述;如果决议内容较多,应该按决议重要程度、责任部门、工作关联性等进行排序,然后按序号一一列明。例如,假设会议主题是“做好旺季备货”,对采购部、物流部工作做出一系列安排,决议内容可以按部门归纳排列。
2、 表述要言简意赅。但不能漏掉重要信息,应将事件完整简要地表达清楚,至于到什么程度则取决于撰写人对会议内容的理解以及书面表达能力。
3、 要实事求是。撰写人要如实记录会议内容,不能随意增加自己的理解,或者将会议之外做出的决议增加进去。如果出现记忆模糊、没记下来或不太理解的部分,及时向相关参会人员核实,务必做到准确表述,不能瞎猜、估摸着写。
四、如何才能写好会议纪要
一般企事业单位都会指定专人负责会议记录,以及撰写会议纪要,可见这是一份重要的、对能力有要求的工作。
会议纪要能反映企事业单位重要工作事项及运作机制,起着记录、传达重要信息、落实重要举措、明确责权划分的作用。所以经常撰写会议纪要的人对企业的了解深入程度肯定是一般员工不能比的,如果领导指定你做会议纪要,恭喜,你可能要得到重用了。
但要写好会议纪要并不简单。
撰写人应加强学习,了解公司的方方面面,包括但不限于公司制度流程、经营模式,各部门各岗位职责、运作机制等,并应掌握所在行业的常识和术语,不能存在参会人员发言你听不懂的情况。可能一开始会存在这种现象,可以通过以下方法不断改善:
1、有些单位开会前会要求参会人员提交会议发言PPT或其它书面材料,如果你负责会议纪要,最好提前看一看,其中有不懂的,可以提前向相关人员请教。
2、会议最好录音,以免漏掉重要信息。
3、不断提升自己的书面表达能力。
4、撰写过程中,也可以向参会人员核实信息,避免因理解错误导致表达不准确。
5、会议纪要写完后,提交上司审阅。当然一般单位会有相关规定流程,以保证纪要的质量。