关于办公室文件整理的问题

Question

我的工作是内勤，在一个小公司里，我的职责基本涵盖了所有，包括货运及很多经销商的来往文件，什么申请了，有我这边传达到公司的，也有公司传达下来的，也有各区域经销商传达给我这里的申请，很多文件我随手就放了，后面总是找不到，有没有高手给我解决哈呢？最好留下可以联系的方式。。

Answer 1

整理的目的是为了提高工作效率、整理的效果·思路变得很清晰、想要的东西很快就能找到
、更容易产生创意、工作更有实效、工作之余有更多时间可以自由支配
整理时尝试引进“设计规则”理念
我们身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通仍然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。

但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，为了不半途而废，我介绍的整理术都很简单。
先准备下列几样工具：
①托盘
②透明文件夹
③口袋式的透明文件夹
④小文件柜（或抽屉式的小信箱）
⑤大纸盒
有了这些工具，再分三个步骤进行整理，只要您迈出第一步，后面就很简单了。
文件一般可分为两类：
正在办理状态：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。
已办、需保存状态：已处理完毕、但仍需要保存的文件，如合同、发票等。
也就是说，正在办理的文件，等到办理完毕后，要么变成第二种状态，即需要保存起来，要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是——首先把文件大致分为以上两类。
正在办理的文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。文件用完后应及时存放，存放时也应尽量使用透明文件夹，这样可以对文件内容一目了然。
而那些已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。
只要做到上述几项，就可以说达到了整理的效果，可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在您手边了。
“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完就先保存起来。
正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又一
目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。
关于“已办好、需保存”的文件，我也把它们大致分为三类：
①近期需要用到的
②需要存放起来的
③不知以后是否需要，暂且保存起来的
对我来说，“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。
也包括眼下暂时用不到，但下个月，或几个月以后将要用到的文件，这些我都会放在透明文件夹内。
“需要存放起来的”
文件，包括合同、发票等重要文件，我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件，我会把它们按内容分类（如企划书、请求书
等），放进抽屉里保管。
“不知以后是否需要，暂且保存起来的”文件，往往和工作有关，“现在不需要，但不
知哪天也许会用上”这类文件因为平时用得不多，所以没必要整理得很细，只需要把它们
保存在文件夹中，用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时，越是箱子下面的文件，
越可以先丢弃。
至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件，直接处理掉就可以了。
统一大小和形状
文件、发票等有各种大小和形状，一般来说，用A纸打印的文件最多，邮件有明信片大小
的，一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印的。我建议，尽量把文件统一成A4
纸那样大小比较好，如果文件大小不一，看上去会不整齐，还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页，不小心就会把小纸页弄丢。再说，购买用于整理的文件夹时，如都是A4尺寸的，也比较统一，还可以节约成本。实在有大尺寸的资料，就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容，如果比A4
小，我建议要么把它们输入电脑，要么用订书机订在A4纸上。
我个人很喜欢用订书机，不光在把文件装订成册时用，想把一些小纸页固定到A4纸上时，
我一般不用胶水，而是用订书机一订就好了。
我还建议，把大文件夹的颜色也统一起来吧。比如说，蓝色的用于存放“预算”类的，黑色的用于存放“资料”类的，这种方法很有效。但如果颜色种类太多，连本人都想不起来“某种颜色代表什么内容”时，那就失去意义了。

总之，规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的。

Answer 2

　　1、从源头上保证文件的规范性。
　　接文过程中，要严格审查文件是否加盖公章、签发时间是否及时、是否留存联系人、文中内容是否规范得体、附件是否齐备等，防止因文件不规范，导致公文难以流转或流转困难。
　　
　　2、给文件做好编号工作。
　　按照自定义的编号规则，依次对接收的文件进行规范化管理。编号后的文件，好比就给其上完户口，其具有唯一性。以后在找文件过程中不必再看文件的名称了（文件名称类似的话，影响找文件的效率），直接对应记录找文件编号即可。
　　
　　3、接收文件后及时传阅。
　　对于接收的文件，要及时送达领导各级领导手中，切不可在自己手中耽搁，以免影响整体办件效率或耽误重要事情。
　　
　　4、及时跟踪文件办理进展情况。
　　文件流转到哪个环节，要及时跟踪，及时到领导办公室取回阅处完的文件，若有批示则按照批示及时传递办理，并对文件流转的过程一一进行记录，防止文件无法跟踪文件办理情况。
　　
　　5、及时记录领导批示。
　　对于大领导的批示，可以记录在办公软件中，这样就可以宏观地了解文件办理进程，对于查询历史文件办理过程具有很重要的作用，防止因临时无法找到文件而不知道文件曾经的具体办理情况。
　　
　　6、及时将文件数字化。
　　文件数字化，即对办理完成的文件进行数字扫描。这样能够极大地便利我们对文件的管理和查阅。文件一般扫描为PDF格式的。
　　
　　7、及时完成文件的归档。
　　文件及时归档，不仅可以节省办公空间，而且能够减少将正在办理的文件错误混合在已办理完成的文件中，防止文件丢失。
　　

Answer 3

　　关于对集中清理规范性文件工作中几个问题的情况说明

　　2010-04-15
　　全市集中清理规范性文件工作启动以后，一些县（区）和部门陆续反映了一些认识不清、把握不准的问题，市集中清理工作领导小组办事机构对这些问题进行了认真梳理和研究。现统一做如下说明：

　　一、关于清理对象问题

　　市政府办公室和市政府法制办公室为方便各县（区）、各部门开展集中清理工作，整理并下发了市政府和市政府办公室历年所发的部分文件目录，这些文件目录不是全部的发文目录，仅供参考，各部门清理工作不要局限于这些目录，要全面排查，本部门文件存档不全的，要到档案局去查。不仅要排查本部门起草或实施的以政府或政府办公室名义下发的文件，还要排查以本部门或挂靠到本部门的政府议事协调机构及其办公室名义制发的文件；不仅要排查清理规范性文件，还要排查清理政策性文件。以市委名义发文或两办联合发文（市委办和市政府办）不在本次清理之列。

　　二、关于工作方案上报问题

　　各县（区）、各部门上报备案的工作方案应以正式文件制发，方案中要明确工作机构、责任分工、工作时限和具体联系人，联系方式，方案上报一份即可。

　　三、关于议事协调机构上报问题。

　　市政府工作部门和中省直部门要将依托本部门的政府议事协调机构的数量、名称、发文等情况列出目录上报市法制办。上报材料包括本部门议事协调机构的情况说明、议事协调机构成立的文件（原件或复印件均可）及议事协调机构和议事协调机构办公室的发文目录。议事协调机构未发文的，要在情况说明中注明，情况说明要经单位主要领导签字并加盖公章。上报的材料一式一份并附电子文本。本单位无牵头的议事机构的，也要报送情况说明。特别要注意的是，本次清理的是政府议事协调机构及其办公室的发文，以市委名义或两办联合发文（市委办和市政府办）成立的议事协调机构的发文不在本次清理之列。

　　四、关于附表1至附表12填报问题

　　各部门在清理以政府、政府办公室和政府议事协调机构名义制发的文件时填写附表1至附表6，在清理以本部门、本部门办公室和政府议事协调机构办公室名义制发的文件时填写附表6至附表11。其中，附表1中的“合法性审核意见”、“最终审定意见”二栏部门不需填写，附表6中的“政府法制办公室审核意见”一栏部门不需填写。未制发规范性文件的或无保留、修改文件的，要报送空表并加盖单位公章。
　　附表12由各县、区政府法制办公室填写，统计“县（区）政府及办公室”、“县（区）政府工作部门”、“在县级区域与县级工作部门平级的中省直部门”、“乡镇政府”四项情况，并由县（区）政府主管领导签字同意并加盖公章后，上报市政府法制办。本回答被网友采纳

Answer 4

如何高效率整理电脑文件夹？