档案密集柜的出现在空间利用方面达到饱和状态，因为密集柜是在轨道上行驶的，与不能移动的铁柜相较而言，存储同样的档案只需要三分之一的空间。
增加了档案的存储量，可以在原来的基础上增加2组到9组不等。
可以将档案简单明了的进行分类，大大的提高了管理档案的效率，这对于档案管理人员对于档案的位置也更加了解。
档案密集柜与传统密集柜相较而言，更加高效更加省力，推动的负载比例大概为1：2600。
在档案密集柜的使用方面证明，安全性更好，便捷性更高，当档案管理人员进入柜内存储档案的时候，可以将制动锁具挂上，这样就避免了人被夹在密集柜之间。
密集柜最早起源于日本。密集柜是适用于机关、企事业单位图书资料室、档案室、样品室等存放图书资料、档案、货价、档案财务凭证、货物的新型装具，与传统式书架、货价、档案架相比，储存量大，节省空间且更有传统性。密集柜（英文Movable Rack，日语移动棚），因日本国土面积小使用密集柜可以节省七成以上的空间,又名密集架。密集柜在日本得到了飞速的发展,日本人把它理解为一种可移动的货架,企业店铺使用非常普及.上世纪80年代随着改革开放密集柜带着奢侈品的标签传入中国,它以档案柜的代替品出现在了大型国有企业的办公室.随后国内一些大型企业迅速仿制.其中最早的生产基地有当时的工业老基地洛阳.沈阳.中部城市河北衡水和沿海的浙江宁波等地....随着现代社会的飞速发展，信息资料也不断地增加，为人们的使用和信息的交流带来方便的同时，也为储存、查阅及管理带来了新的问题，而密集柜的出现为我们解决了这个难题，它储存量大，使用方便，节约空间，而且方便管理，已经成为国家政府部门和大型企事业单位储存资料的最佳选择。根据国家档案局DA/T7-92档案密集架行业标准和GBT13667.3图书密集架国家标准开发生产的，与传统式书架、货架、档案架相比，储存量大，节省空间且更有传动性。按操作不同分为：手动式密集柜、电动式密集柜、智能密集柜。按用途不同一般分为：档案密集柜、图书密集柜、会计密集柜、病历密集柜、仓储密集柜等。按结构不同分为：开放式密集柜、半封闭式密集柜、全封闭式密集柜。按钢材分为：冷轧钢板和不锈钢。
安装配置密集柜考虑的是节省空间和货品的存取方便，因为密集柜是在预先铺设好的轨道上可以开启、闭合的，所以节省了传统档案架、货架的人行过道空间，多行排列只需一个通道即可，这就节约了很大的存放空间，可以用更小的房间存放更多的物件，同样的房间存放更多的物件。另外档案库房安装密集架一般采用手摇机构装置，可以很方便的摇开每排，双面放置更方便，因为是集中存放，您所需人行走动的距离会更短，所以存到方便，另为档案密集架为整体配置，产品用料较厚，耐用期较长，并可以二次拆装使用，所以总体算下来还是很合适。
以人性化设计为理念，智能化控制系统为基础，实现了宏观自动化架体控制、自动化人体保护，资料的无序存放有序管理，并引导资料提取及网络信息资源的共享。智能档案密集架的材质具有防霉、防蛀防尘、防鼠、防盗、防火功能。
由于档案密集柜实现了一体化的高效管理，使档案管理更加快捷轻松，也减轻了人力物力以及管理人员的工作强度，提高了企业的整体工作效率;同时产品质量安全也能得到保障，在密集柜的使用过程中也能得到专业的指导与服务。
我们可以很明显看出，智能档案密集柜的优势非常明显，因此我们以后有档案用具方面的采购需求时，就可以去选择智能档案密集柜，来更好的帮助我们进行档案资料的管理。