档案管理制度
1 范围
本标准规定了档案管理的职责、工作内容和要求。
本标准适用于本公司范围内档案的管理，包括所有与本标准相关的各级各类人员。
2 职责
2.1 行政部为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展.
2.2 各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。
销售合同管理制度
1 范围
本标准规定了合同的签订、审查批准，重大经济合同的签订、审批和履行，合同的变更、解除等。
本标准适用于公司对外签订销售合同。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。
《中华人民共和国合同法》
3 合同管理部门及职责
3.1公司总经理负责公司销售合同的审批，合同专用章的使用；
3.2总经理负责公司销售合同的管理工作，具体职责是：
3.2.1根据需要，参与重大销售合同的谈判工作；
3.2.2负责对销售合同统一文本的印制、发放和管理；
3.2.3参与销售部门提交的合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；
3.2.4参与合同纠纷的处理；
3.2.5检查合同的档案管理工作；
3.2.6监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；
3.2.7负责本制度的监督执行。
3.3合同承办部门的主要职责：
3.3.1负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
3.3.2具体负责所承办合同的谈判和文本的起草；
3.3.3严格按照规定的程序完成合同的审批手续；
3.3.4负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报总经理(或法定代表人)审核同意；
3.3.5负责向公司业务员移交合同原件及相关资料；
4 合同的授权委托
4.1签订销售合同可以实行授权委托制度。合同由法定代表人签订，也可以由企业法定代表人书面授权的销售人员代理签订。
4.2代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持公司法定代表人签发并加盖公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。
4.3总经理室负责管理授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。
4.4代理人必须忠实履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人负责。
4.5代理人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人做出决定，总经理室负责收回授权委托书。
5 合同的签订、审查批准
5.1订立销售合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织或与该单位履约能力明显不相符的单位签订合同。
5.2订立销售合同，除即时钱、货二清的简单小额外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用公司印制的文本合同书形式。
5.3当事人的名称、住所；合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
5.4销售合同标的应具有唯一性、准确性，合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。
5.5合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
5.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；其他可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5.7价款或者报酬应在合同中明确；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
5.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；销售合同履行地点应力争约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地。
5.9合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
5.10合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
5.11对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
5.12履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
5.13根据《合同法》对违约责任可作适当约定，注意合同的公平性。
5.14解决争议的方式一般可选择起诉，同时约定由我方住所地为受管辖地。
6 重大经济合同的签订、审批和履行
6.1订立重大经济合同，须由合同承办部门牵头，会同业务部、财务部、生产部、技质部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、谈判。未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。
6.2合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
6.2.1对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。
6.2.2对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
6.2.3对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
6.3合同应按下列程序办理签订、审批手续：
6.3.1一般合同应由合同承办部门就商谈约定的内容草拟经济合同文本，然后报请总经理审批并加盖单位公章(或合同专用章)。
6.3.2特别重大合同实行会签制度，合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写“义乌市美能笔业有限公司合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在2日内完成会签，并将会签意见及合同文本交公司总经理。
6.3.3审查修改：总经理于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由总经理进行协调定稿。
6.3.4最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批并加盖合同专用章。
6.4合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：
6.4.1合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；
6.4.2财会部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；
6.4.3生产部、技质部应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。
6.4.4总经理对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。
6.5法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。
6.6合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管一份外，包括合同审查会审表应当交存公司合同管理员（业务员）一份备案。
7 合同的变更、解除
7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
7.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：
7.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；
7.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
7.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
7.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
7.2.5法律规定的其他情形。
7.3变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
7.4变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
8 合同的履行
8.1公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
8.2履行销售合同交付货物时，应由对方当事人签署一式二份的送货单，一份留存对方，送货回单一份交公司合同管理员（业务员）备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人签具增值税发票交接单。
8.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司总经理。
8.3.1经营状况严重恶化；
8.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
8.3.3丧失商业信誉；
8.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
8.4在常年销售合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
8.5在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
9 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
9.1销售合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
9.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理，并拟定处理意见，对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理。
9.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理室。
10 合同的日常管理
10.1本公司实行二级销售合同管理，总经理室全面负责公司的合同管理；业务部的业务员负责所在部门的合同管理。
10.2公司的合同专用章由总经理负责保管。公司的空白合同、授权委托书由业务员管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
10.3已签订的销售合同及送货回单，增值税发票交接单以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，业务、采购部门的业务人员应按规定时间移交，公司合同管理员应当将收集的上述资料原件定期移交给总经理室保管。
10.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司应会同业务部在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
11 考核与奖惩
11.1公司业务人员应当严格遵守本办法，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司财会部、总经理室负责本办法执行情况的监督考核。
11.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
11.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
11.3.1未经授权批准或超越职权签订合同；
11.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
11.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同；
11.3.4未按规定时间移交资料或对方签收字迹有瑕疵。
11.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
11.4.1因工作过失致使公司被诈骗；
11.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；
11.4.3遗失重要证据；
11.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
11.4.5遗失重要资料未及时报案和报告；
11.4.6其他违反公司相关制度的。
公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
3 定义
本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。
4 内容
4.1 档案的分类
4.1.1 A类档案：
a) 公司设立公文：公司章程等。
b) 公司营运证件：公司营业执照正副本；公司各类资质证书正副本、组织机构代码证正副证、统计正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等。
c) 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等。
d) 上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求。
e) 获准设立分支机构的立项报告、可行性分析、批复、批文、合同、章程、营业执照。
f) 公司职员的人力资源档案、劳动合同书、工资性、劳务性收入资料。
g) 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要。
h) 技术方案、文档、设计图纸；产品图纸、等技术、工艺资料。
i) 公司商务合同：工程合同、采购合同、销售合同等。
j) 重要客户资料、采购资料。
k) 公司财务资料。
l) 领导特别要求的项目、产业、公司等资料。
m) 其他要求归档的重要文件。
A类档案仅限总经理、副总经理和职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.2 B类档案：
a) 按内容传阅到部门经理级的公司红头文件。
b) 社会各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等。
c) 公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外。
d) 公司部门级会议纪要。
B类文件可由部门经理或职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.3 C类档案：
a) 各类普通通知、通告等；
b) 各项规章制度。
C类档案由总经理签发或直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。
4.2 档案的管理
4.2.1 档案管理职责划分
a) A类档案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）条中列示的档案由财务部出纳（暂代公司
b) 档案管理员，以后设专职档案管理员）负责妥善保管。
c) A类档案中的第f）条中列示的档案由行政部人力资源管理专员负责妥善保管。
d) A类档案中的第h）、i）条中列示的工程合同、采购合同档案由相应管理部留存原件，工程项目
e) 部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。
f) A类档案中的第j）、i）条中列示的销售合同档案由业务部留存原件，行政部指定部门档案管
g) 理员负责妥善保管档案的复印件。
h) A类档案中的第11）条中列示的财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。
4.2.2 电子档案的管理
a) 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。
b) 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。
c) 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。
d) 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。
e) 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。
f) 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。
4.2.3 非电子档案的管理
a) 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。
b) 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。
c) 各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。
d) 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。
4.3 立卷、保存期限
a) 公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。
b) 内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。
c) 人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。
d) 一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。
e) 一般客户资源、市场营销资料随时更新，无价值资料经市场部负责人签字同意可销毁。
f) 采购资料随时更新，无价值资料由工程项目部负责人签字同意可销毁。
g) 上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要、工程合同、购销合同、重要客户资料等属长期档案，保存期为拾年。
h) 财务资料保存期限为贰拾年。
i) 技术、工程、销售类资料永久保存。
4.4 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由行政部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。
4.5 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写《最新文件一览表》、《文件异动一览表》以备查阅.
4.6 档案借阅
a) 公司员工借阅档案时，应认真填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。
b) 借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。
c) 借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。
d) 特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写《档案借阅登记表》经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。
e) 凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。
4.7 档案资料的销毁
档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写《档案销毁审批表》，报相关部门负责人或总经理审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。
5 相关记录
资料交付登记表
最新文件一览表
文件异动一览表
档案销毁审批表
档案借阅登记表
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