企业会计电算化系统实施中存在的问题及对策探讨 一、企业会计电算化系统实施中的问题 21世纪的今天，企业管理进人了信息时代，电算化会计软件也由简单的 数值计算发展到全面数值核算，进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶 段。在我国，已经有越来越多的企业使用软件系统进行财会的电算化管理。但 是，大部分企业还停留在会计电算化的最初阶段，仅仅以机算代替人算而已， 在使用财务软件的过程中更是麻烦不断。总的来说，会计电算化管理还落后于 现代企业管理的需要。其中，暴露出的问题主要有以下几个方面: (一)实施的过程不够规范，不够严谨 1.前期对相关人员的培训不到位。在电算化系统正式运行之前，一般要 对相关人员进行培训，还会有一个试运行阶段。但是有许多企业并不重视准备 工作，在系统运行之前，对相关人员的培训不够深人细致，不能使操作人员从 整体上掌握系统功能、把握业务流程，使得一些操作人员在考虑问题时，只是 局限于自己的业务范围，不能从大局出发，阻碍了系统的正常运行。例如，有 些公司仓库人员将一批原料的数量在入库时弄错了，本来应该在采购系统中调 整，他却在库存系统中做了红字出库单，这样，虽然将原料的数量调整为库存 数量，但是人库数量就会和供方单位开具的发票数量不符，从而使得这张发票 不能人账。 2.系统初始化工作不到位。有些科目的设置达不到企业的要求，有些功 能的设置不够全面。这一方面是由于企业人员在科目设置和部门设置等一些初 始化工作中不够谨慎，或者操之过急，给系统的运行留下隐患。另一方面是由 于软件本身的限制，如科目的级别不够多，不能满足企业的需要，这就使得软 件使用者不能按照本企业的需要进行相应设置。 3.系统的保密与安全工作不到位。有些企业由于突然断电，病毒侵袭， 错误操作等意外因素造成财会数据丢失，系统瘫痪，于是财会人员不得不加班 加点重新从原始单据做起。现在不少软件只设置一个密码，关卡少，容易被破 解，而且许多单位内控制度有缺陷或者执行不严格，同事之间不能很好地保守 口令密码，不相容的职务由一人兼任等等，这些都为个别人员窃取财务秘密提、、 供了机会。在计算机网络迅猛发展的今天，会计信息系统的安全性更是受到了 极大的挑战，电脑黑客、病毒隐蔽性强、破坏性大、传播速度快，不仅能对会 计数据进行毁灭性的破坏甚至还会破坏电脑硬件。 (二)企业缺乏高素质、技能全面的人才 会计电算化涉及计算机、会计、管理等方面的专业知识。目前，许多企业 的电算化人员是由过去的会计、出纳经过短期的培训就上岗，计算机知识很欠 缺，不能灵活运用软件满足工作需要，一点小问题都要找软件的维护人员。而 维护人员又基本上是计算机专业出身，对财会知识知之甚少，双方不能很好配 合。大多数财会人员不能灵活运用软件处理的会计数据，进行财务信息的加工 和分析，满足相关人员对财务信息的需要。 (三)财务软件本身存在间题，也给企业电算化系统的运行带来了一定的 不便 1.不少财务软件的兼容性较差。软件开发者在设计软件时，往往是许多 人共同开发，不同的人负责不同的模块，由于每个人的思维和理念都不尽相 同，使得软件中的不同模块的同一功能都不一样。例如，某一软件系统物流模 块中的采购管理和库存管理，这两个模块都提供了单据的查询功能，操作人员 根据自己的需要选择不同的查询条件，但在使用时，其中一个模块的过滤条件 却不能修改。在采购模块中查询账表时，如采购明细表，系统显示的字段相当 多，并且许多都不为操作人员所需，而系统却没有提供删去这些字段的功能， 导致在设置过滤条件时比较麻烦，又易出错。而在库存模块中查询格关的账表 时却可以根据自己需要增删过滤字段。 2.会计信息系统与企业管理信息系统未能有机结合。会计信息系统不仅 与生产、设备、采购、销售、库存、人事等子系统脱节，而且会计软件内部各 子系统之间也只能以转账凭证的方式联系，从而造成数据内外子系统之间数据 不能共享，形成一个个“信息孤岛”，既影响财务管理功能的发挥，又不能满 足企业对现代化管理的需要。在综合的企业管理信息系统中，会计子系统应该 从其他业务子系统获取，诸如成本、折旧、工资等原始数据，提高数据采集效 率和管理能力;各业务子系统也应从财务子系统取得支持，但由于各自独立， 互相之间不能实现数据共享，信息渠道不通畅，往往一个子系统的打印输出成 为下个子系统的键盘输人。 (一) 利运行 解决电算化管理中出现问厄的对策 充分做好电算化前的准备工作和使用中的维护工作，保障系统的姗 1.企业领导应真正重视电算化工作的实施。企业电算化不只是财务部门 的事情，它涉及到企业的外部及内部许多部门。根据国内外应用成功的经验， 这项工作必须由企业主要领导挂帅。应从财务部门以及其他相关部门抽调精干 人员，成立专门的项目小组负责电算化系统的初始化工作，并协助日常业务人 员完成系统的试运行，确保电算化系统在企业的顺利实施。在系统初始化过程 中，项目小组人员可以根据企业财务人员提出的要求，进行科目设置、编码档 案设置等基础工作。 2.对企业相关人员进行系统培训，确保电算化系统的正常运行。要加强 对操作人员的系统培训，让他们明白系统的流程整体运行规律。例如制造企业 的物流流程:企业先是从供应商购人原料，而原料的人库是先经过采购模块人 库，再从库存模块由使用部门领用，产品生产出来人库，又回到库存模块，最 后再通过销售模块售出。这其中又会将数据传递到其他诸如应收、应付以及总 账等系统模块，最终生成报表。只有对操作员进行系统的培训，才能让他们明 白系统的流程，自己所要处理数据的来源去向。操作过程一旦发生错误，就知 道该怎么处理，而不是按照自己的想法在系统中随意填制一张单据，使下一流 程的操作人员不能获取正确的信息，破坏系统的流程。 3.大系统的保密和安全力度。为了防止数据泄漏，做好保密工作，可以 在进入系统时加上诸如用户口令、声音检测、指纹辨认等检测手段和用户权限 设置等限制手段，同时，采用硬件加密等保密措施和专门的管理制度，如专机 专用、专室专用等加大安全力度。数据是CAIS的核心，在加强保密的同时， 它的安全性也是不容忽视的，可以参考以下几点:一是软件自动在硬盘上另作 备份，并有数据完整性检查机制，定时更新。二是计算机中心管理人员定期手 动备份，并将完整有效的数据及时转储。三是严格机房管理，杜绝无关人员使 用机器和外来未经检查的磁盘。四是采用网上防火墙技术，安装防病毒卡和软 件，定期检测并清除电脑病毒。五是严格制订并执行内部控制制度，禁止不相 容职务一人兼任，提高财会人员的保密意识。 (二)提高财务管理人员的业务素质 电算化会计信息系统是集计算机科学、会计科学和管理科学为一体的人机 系统，它需要同时精通这些知识的复合型人才。不少企业在电算化工作上，是 心有余而“人”不足。针对这些情况，可以采取以下措施:(l)分批培训现有 财会人员，系统地讲授会计电算化理论知识和操作技术，提高财会人员操作计 算机应用软件的能力。(2)在工作中培养电算化管理人才，根据需要为他们提 供机会进行培训，也可以在计算机专业人员中通过学习财会知识来培养复合型 高级管理人才。(3)目前各大专院校财会专业都有会计电算化这个培养方向， 毕业生同时具备电脑和财会知识，企业应不失时机引人这类人才。 (三)推进会计电算化向企业信息化、管理智能化及网络财务的方向发展 财务会计软件向管理方面发展，这是会计电算化系统的纵向延伸，也是发 展的必然趋势。对于企业来说，应将财会电算化工作纳人企业信息化工作的总 体范畴，做到资源共享。企业在生产、销售、控制和预测经济活动中，主要表 现为信息流、物流和资金流的统一。要有效控制“三流”，单靠财务部门使用 软件是不够的，企业各个部门尤其是业务部门必须将其业务信息纳人软件管理 的范畴，软件功能将延伸到企业经营管理的各个方面。因此，财务软件必须从 部门级应用向企业级应用扩展，建立财务信息和其他业务信息的接口，资源共 享，做到“信息集成，过程集成，功能集成”，实现财务信息和其他业务信息 一体化。 企业管理技术的智能化是企业信息化的高一层次，其中，智能财务分析系 统是把专家的经验融进了软件，能回答企业普遍关心的经营间题，让专家的智 慧和计算机的计算能力来快速回答企业所关心的问题，从而帮助企业发现间题 解决问题，大大提高企业的经营效率。可以说智能型通用财务管理软件已经是 一个发展的必然趋势。 随着计算机网络技术的普遍应用，网络财务发展的重要性也日益凸现出 来。网络财务是以财务管理为核心，实现业务与财务协同，支持电子商务，能 够实现各种远程操作(如远程记账、远程报表{远程查账、远程审计等)和事 中动态会计核算，在线财务管理，并能处理电子单据和进行电子货币结算。网 络财务是电子商务的组成部分，也是电算化会计的又一发展趋势。企业进行网 络化建设时，必须考虑到系统的可扩充性、可发展性及兼容性，网络技术的采 用要有超前性;要根据自己的情况，包括财力、应用范围等，选择适合自身的 网络模式;建立严格的网络管理规范。在网络环境下，系统的原始录人数据必 须代码化，以便集中处理，并且所使用的代码必须与财政部规定一致，与网络 环境对会计数据的传输要求一致。在互联网广泛应用的今天，企业应该加速推 进网络财务发展，以应对电子商务时代的挑战。 (四)企业应与软件提供商签订后续支持合同，为软件适应新的工作流程 增加功能时提供有效技术保眯 许多公司在软件前期准备工作中，没有考虑全面，在正式运行后，才发现 软件系统的种种不足和缺陷，这时就需要与软件开发人员进行沟通，需要得到 软件提供商的帮助，使软件不断改进和升级，从而更好地帮助企业进行管理。 1] 石峰, 刘非. 浅析会计电算化工作中存在的问题及对策[A]. 第五届中国煤炭经济管理论坛暨2004年中国煤炭学会经济管理专业委员会年会论文集 [C], 2004 [2] 刘荣光. 水利企业会计电算化实践拙见[A]. 福建省会计学会理论研讨论文集 [C], 2006 [3] 宋绪东. 浅谈实施会计电算化后应注意的问题[A]. 中国航海学会航标专业委员会沿海航标学组2002年航标学术研讨论文集 [C], 2002 [4] 沈爱玲. 浅谈会计电算化在财务管理中的应用[A]. 2002年福建省会计学会理论研讨论文专集 [C], 2002 [5] 张爱萍. 论会计电算化应用对企业内部控制的影响[A]. 山西省科学技术情报学会学术年会论文集 [C], 2004 [6] 罗美生. 内部控制与会计电算化的发展[A]. 福建省会计学会论文集（2001年本） [C], 2001 [7] 黄玉英. 会计信息化浅探[A]. 福建省会计学会理论研讨论文集 [C], 2006 [8] 李广琪. 浅议实行会计电算化下的企业会计内部控制[A]. 2003年烟草会计学论文选 [C], 2003 [9] 付红娟. 对进一步改进和完善会计电算化的几点建议[A]. 中国航海学会航标专业委员会沿海、内河航标学组联合年会学术交流论文集 [C], 2003 [10] 付红娟. 对进一步改进和完善会计电算化的几点建议[A]. 中国航海学会航标专业委员会沿海、内河航标学组联合年会学术交流论文集 [C], 2003
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