一般就分为内部公文和外部公文
内部公文又按你管辖的工作范围分类
外部公文主要是你部门接收的外部机关单位的公文书函。
你刚刚接手收 不能一下子做得面面俱到 按照我上面的分法 思路会清晰些
另外 档案归档以及编号也有讲究 建议你去统计局买一本关于档案分类编号的书
文字格式(1)纸：A4纸，如有特殊设计需要除外。 （2） 标题字型大小为二号字，黑体，加粗（有副标题则为四号字，加粗）。 （3） 正文部分字型大小为小四字，宋体(小标题要加粗)。 （4） 页边距一般为预设值，如特殊设计需要可适当调整。 （5） 每段首行缩排2个字元，行间距统一设定为1.5倍。
电子格式：按时间 单位型别 自己分类设定资料夹，可以使用网盘减少电子档案损坏呼叫不出的机率
办公室的文员工作，是十分繁杂和辛苦的，它包括电话的接听、来访人员的接待、传真邮件的收发、会议的准备和记录、档案文书的收集整理、办公财物的管理等等，甚至还时刻准备着接受各种未知的临时工作和任务。但是，办公室文员工作，也是最锻炼人的。本书正是从以上办公室文员工作的诸方面内容出发，详尽介绍了办公室文员各种工作的要点，为职场文员们快速高效地完成工作提供了很好参考和引导作用。它能帮助职场文员们做好办公室中的每一件事，成为办公室中无可挑剔的优秀员工。
一、敏于行，慎于言
“敏于行”是指在工作中要做到“眼勤”、“耳勤”、“手勤”、“腿勤”，把日常工作中点点滴滴的小事及时准确地处理到位，在领导与群众之间、各部门之间、对外事务之中发挥良好的沟通协调能力，起到“桥梁”的作用。
“慎于言”是指由于文员工作接触面广，获得资料资讯较多，在言语上一定要高度谨慎负责，说话前多思考，多斟酌，要展示单位和行业良好的对外形象。
二、先做人，再做事
要想成为一名优秀的办公室文员，必须首先具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上才能谈到认真“做事”。
办公室秘书正是要锤炼自己这样的精神和品质——“做人像水，做事像山”。“水往地处流”意味着在做人时一定要谦虚谨慎，虚心好学；“做事像山”则意味着在工作中要具备登山的毅力，不畏困难、勇往直前。
要想成为一名优秀的文员，不仅要谦虚谨慎、大方诚恳、与人为善，在一些细节小事上，更要注重自身的品格言行，比如衣着得体，举止文明等等。同时秘书在工作中要做到勤勤恳恳、兢兢业业，有拼搏进取的精神，敢于承担压力，敢于挑战困难，只有这样才能在工作中独当一面，做出一流的工作业绩。
三、博学不穷，笃行不倦
是否勤于学习、善于学习、学以致用是决定秘书工作质量的关键因素。如今，随着社会不断的改革发展，唯有不断的充电学习，提高自身能力和素质才能适应形势发展的需要。尤其作为办公室文员，更要不断加强学习，了解掌握单位和行业全方面的工作。努力让自己成为做个“多面手”、“复合型人才”才能适应新形势对文员工作越来越高的要求。
办公室文秘工作就是要提前计划好领导的事情了，领导有什么安排要提前记住，到时候给领导提醒，要是你不能很细心的记住的话，那就是不适合做秘书的，还有就是秘书需要资讯口严。
高阶法院、中级法院分工比较细，主要负责文字材料方面的工作，而基层法院则不同，分工则比较粗，管理的事 作为办公室秘书，则看领导怎样分工，具体安排你做哪项事物，作为文秘，需要负责文字材料和资讯宣传（文字
每个公司要求不同。大体为接电话，为上级领导做好客户交接工作。
管理公司工作用品等等。
刚开始工作，不用急于表现。按照上级领导的工作安排，知道工作标准，做好就行了，慢慢的体会自己的工作内容，形成工作流。
责任心要强
察言观色
1、培养兴趣。把公文写作当做一项个人兴趣来发展。
2、多看报纸。人民日报的头版文章及评论性文章要认真阅读，看多了自然就会用词了。
3、多听新闻。自己开车、坐车开启收音机，收听时政新闻，揣摩新闻稿是怎么写的。
4、多看报告。特别是 *** 工作报告，包括所在省、市 *** 工作报告和国务院工作报告，看了以后能够提高自己的写作高度。
我认为公文写作无非就是用简短的语言、朴素的文字，把想要表达的意思通过陈述句、排比句等句式进行记录。尽量少用或不用绝对性形容词，比如“最”、“一定”、“无与伦比”等。
另外，为了切实提高你的写作水平，个人建议不要在网上找资料，只有通过自己不断地琢磨才能真正提高自身水平。网上的范文与你想要的肯定有差异，也经不起检验。
论文写作，是把自己的亲身感
受和经历通过生动、形象的语言，描述给读者。
一、严格把握程式 提升公文处理水平
公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作，从起草到完成它的现实效用，最后立卷归档，都要经过若干必不可少的工序，这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体，这就是公文的处理程式。在日常工作中，我们主要从以下三方面把握公文处理程式。
（一）严格办理程式，确保公文处理形式规范
公文办理准确是公文质量的基本要求，也是第一位的要求。如草拟和稽核公文，从思想内容、篇章结构、遣词造句到标点符号，都必须严格把关，杜绝差错，任何一个细微的差错都会产生不良影响，甚至可能导致工作上的失误和被动。特别是在工作中，作为一名文秘人员，起草校核公文时，要紧贴领导思路，撰写的公文要充分体现意图，只有这样才能准确执行领导的决策部署。
公文处理必须严格把握时效要求，任何一件公文的办理都有一个期限，有的甚至有一个最佳办理时机。公文处理工作要善于把握时机，抓住“火候”，既不能延时误事，也不能盲目超前。近几年来，我们积极总结经验，不断完善工作制度，形成一套科学、便捷的公文处理流程图，确保公文处理的每个环节紧密相连，及时、有效地传递政策。
（二）严格稽核程式，确保公文处理内容科学
精简公文，最有效的办法就是在进入办文程式前，对档案拟制单位的档案初稿，把握好前置关口，做到制发的档案着力于解决实际问题，力戒形式主义。按照中央现在的八项规定要求，公文数量明显减少，提升公文的严肃性和权威性。
（三）严格督办程式，确保公文处理效能提升
平时工作中，总会遇到“三重一大”以及上会讨论过的事项等问题，涉及此类问题，对工作的进展和进度，开展督办工作 ，确保了工作任务的完成。
二、以求实、精简、高效的原则提供公文处理水平
（一）处理公文要务实
求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，比如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的稽核与签发也是要注重依据、注重程式的，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。
（二）处理公文要精简
精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握档案的制发规格，可以以部门档案发的，不以公司名义印发；能以函件印发的，不以公司名义印发；对必须印发的档案，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文许可权进行控制以免被滥用。
（三）处理公文要高效
效率是衡量一项工作的标准之一。对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程是否规范，文书人员责任心，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”；对于不符合规范的公文及时退文重发；关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办。并借助相关的处理方法，才能有效帮助提高效率。
三、档案办理过程中注意沟通与协调
（一）沟通协调的重要性
档案的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对档案的要求，有需要报送的、有需要请示批覆的、有需要洽谈商务与业务交流的、有需要确定人员的等等都需要沟通和协调，才能够保证对档案的办理的正确和执行力。办文工作是公司对外沟通交流的视窗，是对内上报下传的纽带。办理档案从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程式，又有一定的灵活性和创新性。
（二）沟通讯息要准确
在有些档案需要确定一些具体资讯和事项上，一定要做到沟通讯息的准确性。例如时间地点人物等的要素资讯，以及为车辆准备和会议准备提供有力的支援。
（三）提高对公文的重要程度的辨识度
档案的办理需要办公室人员的能力与智慧。如领汇出差，或者出现新的情况和问题时都需要对于档案进行很好的理解。也就是提高对于档案的重要程度的辨识度，才能够将轻重缓急有一个合理的安排，做到既不耽误又不过急。
四、公文处理工作要做好保密工作
公文处理工作中的保密制度是指办公室人员在与具有重要资讯的档案的接触中，需要对档案的内容进行保密和回避的规定。在实际工作中会有很多紧急的、重要的档案需要大家进行保密，这就需要严格执行制定公文处理工作中的保密制度。此外还要严格执行机要档案的四个一：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。除提升文秘工作人员的自身素质外还要严格进行保密检查。增强保密的安全防护设施，做到警钟长鸣防范于未然。
1、细心认真，多考虑事情发展的各种可能性；
2、做事主动，不卑不吭，不抱怨；
3、不断学习，提升自己的综合素养，和知识面；
4、保持良好的心态，微笑待人。