秘书,是领导的参谋助手,是领导的“千里眼”和“顺风耳”。秘书工作的效果,直接影响着领导决策乃至领导能力的发挥
1.要具有处理突发事件的能力。就是说,当你管辖的范围之内突然出现了重大事件时,作为一个合格的秘书人员,应该知道如何正确处理。比如,你正值班时,突然接到一起重大交通事故的情况汇报,这时,你就应该沉着冷静,首先应问明事故发生的时间、地点、大体情况等,并迅速按程序告知主要领导,立即通知附近交通、医院等部门积极做好处理现场、抢救伤员等准备,力争在最短的时间内把损失降低到最低限度。
2.要具有深入调查研究,为领导提供参谋决策的能力。秘书不能只是整天围绕领导转,而应能根据单位实际,为领导的正确决策提供参谋服务。大凡机关部门出台一些政策性规定或者某些管理办法等。
3.要具有准确领会领导意图的能力。秘书们经常在领导身边,对领导的意图应该把握得非常精确,有时只凭领导的一句话、一个动作,就能捕捉到其中潜在的意思。
5.具有随时撰写各种文件材料的能力。写材料、拟制文件是秘书的基本功。人们常说秘书是“笔杆子”,就说明秘书人员必须能写会写,而且能根据需要随时完成,完成后领导还非常满意。我们党内的“一支笔”胡乔木同志就是这方面的典型。
6.具有协调重大事情的能力。随着我国经济的深入发展,一些新问题新矛盾也会不断地产生。如何协调好这些关系,更有效地促进经济的发展,这确是一种能力。
具备条件:
1、简单的办公室管理
2、文书起草、有一定文字功底
3、熟悉office办公软件,打字速度快
文秘有行政文秘和企业文秘等几种,它们之间既有相同或相似之处,又有不同之处。
如果做行政文秘,除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外,要有较为扎实的文字功底,还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。
如果做企业文秘,应具备企业合同、协议等文本的起草能力,有一定的速记能力,有一定的法律法规功底,当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。
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