通过使用“分类汇总”命令可以自动计算列的列表中的分类汇总和总计。
要点
如果正在处理 Microsoft Excel 表格，则“分类汇总”命令将会灰显。若要在表格中添加分类汇总，首先必须将该表格转换为常规数据区域，然后再添加分类汇总。请注意，这将从数据删除表格格式以外的所有表格功能。
插入分类汇总时：
• 分类汇总 分类汇总是通过使用 SUBTOTAL 函数与汇总函数（如“求和”或“平均值”）一起计算得到的。可以为每列显示多个汇总函数类型。
• 总计 总计是从明细数据派生的，而不是从分类汇总中的值派生的。例如，如果使用了“平均值”汇总函数，则总计行将显示列表中所有明细数据行的平均值，而不是分类汇总行中汇总值的平均值。
如果将工作簿设置为自动计算公式，则在您编辑明细数据时，“分类汇总”命令将自动重新计算分类汇总和总计值。“分类汇总”命令还会分级显示列表，以便您可以显示和隐藏每个分类汇总的明细行。
您要做什么？
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• 插入分类汇总
• 删除分类汇总
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插入分类汇总
1. 确保数据区域中要对其进行分类汇总计算的每个列的第一行都具有一个标签，每个列中都包含类似的数据，并且该区域不包含任何空白行或空白列。
2. 在该区域中选择一个单元格。
3. 请执行下列操作之一：
插入一个分类汇总级别
1. 若要对包含用作分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“升序”或“降序”。
2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。
3. 在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“运动”。
4. 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“求和”。
5. 在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“销售额”。
6. 如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。
7. 若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。例如，如果使用上面的示例，则应当清除该复选框。
8. 可以重复步骤一到步骤七，再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。
插入分类汇总的嵌套级别
1. 若要对包含用作分组依据的数据的列进行排序，请选择该列，然后在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“升序”或“降序”。
2. 插入外部分类汇总。
1. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。
2. 在“分类字段”框中，单击外部分类汇总的列。例如，如果使用上面的示例，则应当单击“区域”。
3. 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“求和”。
4. 在“选定汇总项”框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。在上面的示例，应当选择“销售额”。
5. 如果想按每个分类汇总自动分页，请选中“每组数据分页”复选框。
6. 若要指定汇总行位于明细行的上面，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面，请选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。例如，如果使用上面的示例，则应当清除该复选框。
7. 可以重复步骤一到步骤六，再次使用“分类汇总”命令，以便使用不同汇总函数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。
3. 插入嵌套分类汇总。
1. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。
2. 在“分类字段”框中，单击嵌套分类汇总的列。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“运动”。
3. 在“汇总方式”框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。例如，如果使用上面的示例，则应当选择“求和”。
4. 清除“替换当前分类汇总”复选框。
1. 对多个嵌套的分类汇总，重复进行上一步，应从最外层的分类汇总开始进行。
提示 若要只显示分类汇总和总计的汇总，请单击行编号旁边的分级显示符号 。使用 和 符号来显示或隐藏各个分类汇总的明细数据行。
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删除分类汇总
1. 选择包含分类汇总的区域中的某个单元格。
2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分类汇总”。
3. 在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”。本回答被提问者采纳
第一，问题定义。原始数据如图所示，三列数据分别是公司、员工姓名和年龄。公司分别是A、B、C、D，然而这些数据都交错在一起，十分混乱，现在我们要做的就是将这些数据按照公司来进行分类汇总。
第二，数据排序。在进行数据分类汇总之前，需要进行数据排序操作。在excel文档菜单栏中“数据”中选中“排序”项，在弹出的对话框中的“主要关键字”下拉菜单中选择“公司”，设定完毕后点击“确定”即可。
第三，排序结果。在进行第二步操作之后，我们即可以看到数据的排序结果，如果所示。很明显，数据排列已经比原始数据排列清晰许多，公司名称依次按A、B、C、D排列。或许，你会觉得这样已经够了，但是当数据量大时，这还远远不行。
第四，数据分类。此时，仍然是选择excel菜单栏中的“数据”，然后选择其中的“分类汇总”，在弹出的对话框中分类字段为“公司名称”，分类方式选择“计数”，选定汇总项勾选“公司名称”，其他选项保持默认状态即可，点击“确定”。
注分类汇总之前先要对表格中的数据进行一次排序。
首先，咱们来看看要进行分类汇总的表格数据。
先对数据以“产品名称”为关键字进行一次排序，为排序后的效果。
然后在数据区域选中任何一个单元格，单击“数据”---“分级显示”组中的“分类汇总”。
在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”框中选择进行分类汇总的列标题，咱们选择“产品名称”；在“汇总方式”框中选择要进行汇总的方式，这里选择“求和”；在“选定汇总项”中可以选择一个或者多个要进行分类汇总的字段，这里选择了一项“销售金额”，然后单击确定。
为点击确定后产生的分类汇总结果，我们可以发现，钨棒，钨板，钼板的总销售金额已经分别统计出来了。
如果只对汇总信息感兴趣，不想看明细数据怎么办捏？好办，看到了吧？左边，有类似减号的按钮，点击一下看看能发生什么结果，最终点击以后的结果
在以上分类汇总的基础之上，咱们还可以再进行分类汇总，比如在销售地区进行汇总，由于咱们这个表只有一个月的数据，只是演示一下就可以了。和上边一样，点击“分类汇总”在分类汇总中注意看到有一个“替换当前分类汇总”复选框，把它取消就可以了。然后点击确定。
有人又说了，不想分类汇总，对汇总的数据要一步一步的撤销回去么？不用滴，选择“全部删除”就可以了。
在进行分类汇总前，需保证数据具有下列格式，即数据区域的第一行为标题行，数据区域中没有空行和空列，数据区域四周是空行和空列，如下图是几种商品在一些城市的销售数据。另外，如果数据区域在应用分类汇总前已被设置成Excel 2003列表或Excel 2007表，需将其转换为普通区域。因为对于Excel 2003列表或Excel 2007表无法使用分类汇总。
排序完毕之后，选中需要分类汇总的区域（连续规范数据区域，可以使用CTRL+ * 快速选择），然后点数据--分类汇总，选择汇总类型（计数，还是求和），以及汇总的项目(数量、金额等）
你点开就知道怎么操作了。
需要注意的是，分类汇总之前，一定要先排序，否则一个分类，可能会有多个汇总，达不到预期效果。
另外，可以使用数据透视表后SQL语句进行分类统计。