第1个回答 2022-06-24
知行大咖说 第五期
说行政是一个被低估的岗位，一点都不为过。
尤其在互联网时代，公司对于业务发展、公司管理的需求，不断促使行政服务自我升级。技术、管理与思维方式都在革新。如今，把行政部门看作是一个业务部门或者产品研发部门，已经毫不违和。
赵子侃，楼小易创始人兼CEO。
技术背景出身他，从 2002年开始曾几次连续创业，一个非常偶然的机会，他与企业行政和员工服务结缘，开始了他企业行政服务领域的创业之路。
作为一位行政服务领域的从业人士，同时也是公司的管理者，他是怎么看待当下的行政生态的？又对行政有哪些期待和要求呢？
知行对赵子侃进行了深度的访谈。
互联网改变了一切，也行政带来新的思维方式
“15年3月一个偶然的机会，我们和北汽的行政后勤部碰到一起，打造员工服务平台，当时我们思考的问题就是，怎么利用互联网去改造行政和员工服务，提高员工的满意感和行政服务效能。
在调研中，我们发现了许多可以提升的方面，其中一个较典型的是快递收发问题：
很多大公司管理比较严格，不允许快递送进去，就导致员工上班时间需要频繁的下楼取快递，取一趟快递的时间，放在一个人身上可能不长，但是放在整个企业，浪费的时间就非常可观了。根据我们现在的统计数据，一家2000人的公司，一天会有大约600个快递，假设取一个快递8分钟，这就是80个小时，相当于10个人一整天啥都没干。这对企业来说是一笔很大的隐性成本和资源浪费。
对于员工来说，跑上跑下拿快递也是一件非常烦恼的事，不仅浪费时间，在专注工作、开会、外出办公时，快递员的电话，更会形成一种打扰。
很多公司把收快递交给前台处理，但是公司大了之后前台就处理不过来了，一天几百个快递，一是地方小堆不下，再有，员工来取的时候需要费时费力去翻找，非常麻烦。
有没有可能通过互联网技术来实现智能高效的快递收发呢？
经过一段时间的研发与设计，产品团队给出了初版解决方案：利用线上平台连接快递员与员工，将快递信息发送到员工手机。同时，在公司内部建立员工邮局，所有快递经系统智能分拣，在员工邮局集中管理。员工可凭借收货码在任何方便的时间至员工邮局取货。通过线上系统，员工取快递的时间降低到15秒。
不仅取快递，系统还解决发快递的问题。员工在线上系统中提交发件信息，我们的员工邮局就会自动打印出快递单，一贴就可以发了。
这样为行政部门节省了大量精力。
因为很多公司需要行政部专门统计公司发快递的数据，而原始的对账方式非常麻烦。但是所有操作通过数字化系统，这个问题就不是问题了。只需要点几下鼠标，就可以立刻导出数据情况，哪个部门发了多少快递，目的地在哪、费用几何、一目了然。”
现在楼小易员工邮局已入驻网易北京、北汽集团、美团大众点评北京总部、软通动力、汽车之家、今日头条、中国国旅等多家企业的总部大楼，为企业员工提供服务。
通过互联网技术还可以来改造行政的方方面面，比如员工的福利发放、办公用品采办、打印复印等等。通过互联网，把原本依靠人力的工作，用技术手段解决。
技术所能节省的时间和经济成本，甚至不是一般意义上的量级。
去年，58赶集集团优化了公司员工加班补贴领取系统，整个系统的开发费用为10万元，但是每年能为企业每年节省1000万开支。从这个投入产出比来看，行政部基本可以相当于一个战斗力极强的业务部门。
时代在往前走，行政工作也与时俱进，对所有行政人的创新思考能力有更高的要求与挑战。
模式合作化，服务专业化
赵子侃认为， 未来的行政工作的模式一定会更趋向于专业公司间的合作，各项工作都外包出去，可能公司行政就只要几个配合管理的人。
现在这样的趋势已经表现出来了。 一方面企业认为外包公司在其专业领域更有品质保证，另一方面与外包公司合作让企业的投入产出比更高。
“像 网易，美团 等都是业内最牛逼的IT公司了，为什么自己不做员工邮局？并不是他们做不了，而是核算过成本发现自己开发系统只给自己用，这样的投入产出比太低了，不划算，而外包要比自己来做合算得多。”赵子侃说。“还有很多上市公司，连前台都是外包公司的人。这样做可以降低企业的员工数量，提高公司产能比。让公司财报更加好看。“
从15年开始，市场上形成了 企业服务 的风口。越来越多公司看上了企业服务的蛋糕，良性的竞争会让外包的服务水准越来越高，也使企业所获得的服务更加优质。
而 行政人员从日常执行事务中脱离出来，去管理这些合作伙伴，转型为思考型和创新型的人才，更好地服务员工和公司，将是行政人的成长方向。
“从行政可以看到整个公司的发展前景”
“我们在和行政打交道的这几年，和数百家大大小小的公司接触过。看到一些现实情况，也发现一些规律。
行政往往是一家公司业务状态、发展情况、文化风格的集中体现，甚至看到这家公司的发展前景。
一家公司的进取心强，注重实战，那么这家公司的行政也必然像狼一样战斗力十足；反之，如果你发现一家公司的行政办事效率很低，善于推脱事情，那么这家公司的整体业务发展也一定相对滞缓。”
比如 今日头条的行政和相关部门组成了效率工程团队 ，别看好像只是换了个名字，这其实是从根本上改变了行政服务的定位，不管是公司还是行政，都会倾向于让行政工作创造出更多的价值，以提高公司的效率。
这也能看出今日头条是一家战斗力强，注重效率、业务发展规模相对迅速的公司。从这两年，所看到的今日头条发展情况，也很好的佐证了这一点。
以西门子为代表的一些外企，有点让人难以想象，他们的行政部是盈利部门。 他们负责整个企业资产的开发与管理，包括企业地产。行政部整合公司的空间资源，将工位租给业务部门。
这样设置，使业务部门更加清楚的知道自己所承担的人员及公司运营成本，也使行政这样的职能部门有更加明确的KPI考核方式，从而提高效率。
从前，公司行政分管理型、服务型。而在发展节奏飞速的互联网时代，高速运转的公司内部，行政承担更多的功能与任务。公司不同的业务需要、思维方式，影响行政工作的展开；反之，对行政进行定位，会推动公司的发展。
搭上了互联网的快船，行政岗位的工作内容已经今非昔比。在未来，行政究竟会发展向何方，一切皆有可能的明天，我们可以展开想象。
而所有行政人用热血、创造力、执行力，创造出的成果，是一股推动公司发展、社会进步的不可忽视的力量。
行政不应该被低估，每个行政人亦须共同前行。
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《知行大咖说》是知行晓政旗下一档人物采访栏目。
每期将邀请一位行政大咖或者关注行政领域的大咖向大家分享经验与见解。
展示行政人的风采，同时用大咖们的奋斗经历激励更多行政人找到自己的职业发展之路。知行大咖说——邀你与我们同行。