第3个回答 2011-07-16
会议制度的管理
一、目的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、管理权责：
1、 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
2、 会议由总经办负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
三、会议计划与统筹：
1、每月28日前，总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报集团总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。
2、凡总经办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
3、未列入月度会议计划而临时提拟的会议，应提前一天以上另行通知，通知形式一般为电话通知，若需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，则以书面形式通知。
4、会议前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备；并做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；
四、会议要求：
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2、主持人在会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明，并根据会议中的具体情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；并将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
3、与会人员要准时并在《会议签到表》签到。发言应言简意赅，紧扣议题，不在会上进行讨论性发言。
4、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
5、做好本人的会议纪录。
6、例会或部门会议1小时以内，属讨论、决策性议题的会议一般应控制在1.5小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
7、迟到、早退、缺席。与会人员在会议规定召开时间后5分钟未到及结束前5分钟提前离开的，计为迟到、早退，每次罚款10元。未经请假或请假未批准而不参加会议的，计为缺席，每次罚款20元。
五、会议记录：
1、公司各类会议确定专人负责记录。各部门可常设一名会议记录员，负责会议的记录工作。
2、会议记录员应遵守以下规定：
2.1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
2.2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
2.3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
2.4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
2.5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
2.6、会议原始记录整理好做好备档保存工作，并按会议要求做好各项决议、决策事项的会后跟进工作。
本制度，自颁布之日起执行。
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